Sử dụng công cụ Dropbox trong hoạt động nhóm học tập

vấn đề của các bạn không chỉ dừng lại ở đó mà còn nhiều điều nữa. Hy vọng với công cụ tôi giới thiệu dưới đây phần nào giúp bạn có thể giải quyết được những vấn đề đó. Công cụ đồng bộ trực tuyến miễn phí có tên: “Dropbox”, với công cụ này bạn có thể: -          Lưu trữ file trực tuyến với store: 2GB (như một USB nhưng rất an toàn và có thể nâng cấp lên 10GB). -          Đồng bộ một thư mục sẵn có trên máy tính này với một thư mục trên máy tính khác. -          Chia sẻ dữ liệu với người khác. -          Cùng nhau biên tập, chỉnh sửa một nội dung. -          Sửu dụng được trên iphone, ipad và một số mobi có chức năng lướt web. Chuẩn bị -          Bạn cần có máy tính để bàn, laptop, hoặc công cộng. -          Một địa chỉ email của bạn. -          …và yếu tố quan trọng là bạn đang trực tuyến. -          Đăng kí một tài khoản miễn phí theo địa chỉ này (bạn sẽ được tặng thêm 250MB dung lượng miễn phí): tại đây hoặc tại đây Điền đầy đủ thông tin của các bạn vào khung đăng kí theo hướng dẫn dưới đây: -          First name Điền tên của các bạn vào đây -          Last name Điền họ của các bạn vào đây -          Email Điền địa chỉ e-mail của các bạn vào đây -          Password Điền mật khẩu mà các bạn muốn vào đây Sau khi đăng kí trang web yêu cầu bạn tải về và cài đặt dropbox trên máy tính (hãy thực hiện điều này để bạn tiện sử dụng và một số yêu cầu khác để bạn được miễn phí tiếp tục 250MB). Sau khi gửi đăng kí thành công, Dropbox sẽ chuyển các bạn đến trang tải về. Tại đây, các bạn hãy click vào nút Free Download để thực hiện quá trình tải Dropbox về (nếu các bạn sử dụng OS Linux hoặc Mac hoặc iPhone, các bạn hãy lựa chọn đường dẫn tải về tương ứng ở phía dưới nút Free Download!) Sau khi tải về xong, các bạn hãy mở tập tin mà mình vừa tải về để thực hiện quá trình cài đặt Dropbox vào PC. Trong quá trình cài đặt, Dropbox sẽ yêu cầu các bạn khai báo thông tin về tài khoản Dropbox của mình. Các bạn hãy lựa chọn Yes, I already have a Dropbox account rồi sau đó click Next để tiếp tục. Tại giao diện vừa mở, các bạn hãy điền các thông tin đăng nhập vào tài khoản Dropbox của các bạn vào khung Log in to Dropbox. Lưu ý: Tại ô Computer Name, các bạn hãy điền tên mà các bạn muốn đặt cho PC của mình – Tên này sẽ được sử dụng cho Dropbox chứ không hề liên quan/ảnh hưởng tới tên của PC mà các bạn đã đặt cho hệ điều hành trước đó! Click Next để tiếp tục Tiếp theo, Dropbox sẽ đưa ra cho các bạn 3 gói dịch vụ của họ để các bạn lựa chọn bao gồm: Gói Free – có dung lượng lưu trữ tối đa là 2 GB, Gói $9.99 per month – có dung lượng lưu trữ tối đa là 50 GB, Gói $19.99 per month – có dung lượng lưu trữ tối đa là 100 GB. Các bạn hãy lựa chọn 1 trong 3 gói dịch vụ đó để đăng kí sử dụng. Tại bài viết hướng dẫn này, Tôi sẽ lựa chọn gói Free! Sau khi lựa chọn xong, các bạn hãy click Next để tiếp tục. Một cửa sổ giới thiệu về Dropbox được hiện lên, các bạn hãy click vào Next để chuyển sang các phần trong bài giới thiệu đó hoặc, nếu các bạn muốn bỏ qua cửa sổ hướng dẫn này, các bạn hãy click vào nút Skip tour and finish. Tiếp theo, Dropbox sẽ hỏi các bạn xem có muốn đặt shortcut của Dropbox trên màn hình và tùy biến nơi lưu trữ thư mục My Dropbox hay không. Thư mục My Dropbox là gì? Thư mục My Dropbox là nơi mà bạn sẽ dùng để lưu trữ các tập tin hoặc thư mục mà bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ với các thiết bị khác (PC, iMac, iPhone…) của bạn. Tất tần tật mọi thứ trong tài khoản Dropbox của bạn sẽ có tại đây! Nếu các bạn muốn đặt shortcut của Dropbox trên màn hình, các bạn hãy tick vào ô Add a shortcut to Dropbox on my Desktop, nếu không muốn, các bạn hãy bỏ dấu tick ở ô Add a shortcut to Dropbox on my Desktop. Để tùy biến nới lưu trữ thư mục My Dropbox, các bạn hãy tick vào ô I want to choose where to put my Dropbox folder. Tiếp theo, các bạn hãy click vào Change… rồi sau đó lựa chọn nơi mà các bạn muốn lưu trữ thư mục My Dropbox của mình. Sau khi lựa chọn xong nơi lưu trữ, các bạn hãy click vào OK để xác nhận. Click Finish để hoàn tất quá trình cài đặt. Như vậy là các bạn đã cài đặt thành công Dropbox vào máy tính của mình. Lưu trữ trực tuyến -          Chọn file cần hoặc thư mục copy và chuyển đến thư mục “My Dropbox” vừa tạo ra ở trên. -          Những file này sẽ tự động chuyển đến hệ thống lưu trữ của bạn. Nếu thành công sẽ có biểu tượng: Nếu đang upload/download sẽ có biểu tượng: -          Bạn chỉ việc mở trình duyệt web trên bất kì máy nào khác vào: đăng nhập bằng tài khoản và password đã đăng kí, bạn sẽ thấy những thay đổi, những file, những thông tin, cả những file đã lỡ xóa trên đó. Đồng bộ một thư mục với máy tính khác -          Trên máy tính thứ 2 bạn cũng cài đặt dopbox và khai báo thông tin đã đã đăng kí. -          Giờ thì mọi thay đổi trên máy 1 sẽ được thực hiện như trên máy 2 và ngược lại. -          Bạn cứ thực hiện tất cả công việc của mình và nhớ lưu lại, rồi dropbox sẽ âm thầm làm tất cả. Chia sẻ dữ liệu/Cùng nhau biên tập Shared Folder là gì? Shared Folder là thư mục mà bạn sẽ dùng để đồng bộ hóa hay nói đúng hơn là dùng để chia sẻ các tập tin có trong đó với các thiết bị khác của bạn hoặc với người khác. Sẽ có 2 cách để tạo một Shared Folder: Lưu ý: Trong bài viết hướng dẫn tạo Shared Folder dưới đây, Tôi sẽ thực hiện với mục đích là hướng dẫn cho những bạn lần đầu tiên mới sử dụng Dropbox! Cách 1: Tạo trực tiếp trên máy tính của bạn: (hoặc các thiết bị được Dropbox hỗ trợ khác) Các bạn hãy mở thư mục My Dropbox trong máy tính (hoặc iMac, iPhone…) của mình Tạo một thư mục mới trong thư mục My Dropbox bằng cách R-Click (click chuột phải) à chọn New à chọn Folder à Đặt tên cho thư mục mà các bạn muốn tạo (ví dụ như bài tập Sinh) Sau khi đã tạo thành công được một thư mục mới trong thư mục My Dropbox, các bạn hãy R-Click vào thư mục mà mình vừa mới tạo (bài tập Sinh) rồi sau đó lựa chọn Dropbox à chọn Share This Folder… Ngay lập tức, Dropbox sẽ chuyển các bạn đến trang chia sẻ thư mục trên dropbox.com. Tại đây, các bạn hãy điền địa chỉ e-mail của một (hoặc nhiều) tài khoản Dropbox khác mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu vào ô Enter recipient email addresses here (ví dụ như A đã tạo được sau đó mời C,D và E). Nếu các bạn muốn kèm theo lời nhắn nào đó vào trong thư mời, các bạn hãy gõ lời nhắn đó vào ô Enter a message (ví dụ các bạn hãy tham gia ngay để làm bài tập Sinh). Sau khi điền xong, các bạn hãy click vào nút Share folder để gửi thư mời. Lưu ý: Đối với trường hợp gửi thư mời tới nhiều hơn 2 tài khoản thì các bạn cần phải sử dụng dấu phẩy có cách “, ” để phân biệt giữa các địa chỉ e-mail với nhau. Như vậy là các bạn đã gửi thư mời thành công tới tài khoản Dropbox mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu. Công việc tiếp theo của các bạn đó chính là chờ/vào tài khoản Dropbox được mời chấp nhận lời mời đó. Nếu các bạn là chủ của tài khoản Dropbox được mời (ví dụ bạn C,D và E): Các bạn hãy đăng nhập vào địa chỉ e-mail được mời và check mail (không phải đăng nhập vào Dropbox đâu nha!) Sẽ có một e-mail với tiêu đề “[Tên đầy đủ của tài khoản Dropbox gửi lời mời] has invited you to a Dropbox shared folder” được gửi đến cho các bạn. Các bạn hãy click vào dòng chữ View “[Tên của thư mục được mời]“ có trong thư mời đó để xác nhận yêu cầu lời mời. Đăng nhập vào tài khoản Dropbox được mời (nếu hệ thống không tự động đăng nhập) Tại giao diện xác nhận lời mời, các bạn hãy click vào nút Accept để đồng ý đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu với tài khoản Dropbox mời. Như vậy là thư mục mà các bạn lựa chọn để tạo Shared Folder nay đã có thể được đưa vào sử dụng rồi đó! Cách 2: Tạo trực tiếp trên website của Dropbox Đăng nhập vào tài khoản Dropbox của các bạn theo đường dẫn sau: https://www.dropbox.com/login#login Tại thẻ Files, các bạn hãy chọn Create folder à Đặt tên cho thư mục mà bạn muốn tạo à Click Create để tạo thư mục mới Sau khi tạo thành công một thư mục mới, các bạn hãy tick vào ô vuông ở phía trước thư mục vừa tạo rồi sau đó chọn thẻ More actions à chọn Share this folder để tạo Shared Folder cho thư mục mà bạn vừa tạo. Hoặc click vào hình mũi tên xổ xuống ở phía bên phải ngang hàng với thư mục mới rồi sau đó chọn Share this folder. Ngay lập tức, một cửa số popup được hiện lên. Tại đây, các bạn hãy điền địa chỉ e-mail của một (hoặc nhiều) tài khoản Dropbox khác mà các bạn muốn đồng bộ hóa/chia sẻ dữ liệu vào ô Enter recipient email addresses here. Nếu các bạn muốn kèm theo lời nhắn nào đó vào trong thư mời, các bạn hãy gõ lời nhắn đó vào ô Enter a message. Sau khi điền xong, các bạn hãy click vào nút Share folder để gửi thư mời. Như vậy là các bạn đã tạo thành công 1 Shared Folder. Một số thông tin liên quan tới Shared Folder: - Bạn không thể tạo Shared Folder trong thư mục Public được. - Bạn không thể tạo Shared Folder con trong một thư mục Shared Folder mẹ được. - Những người được mời sử dụng Shared Folder sẽ có toàn quyền quyết định tới Shared Folder đó bao gồm: xóa, thêm, đổi tên… các tập tin hoặc thư mục có trong Shared Folder đó. - Những người được mời sử dụng Shared Folder sẽ có toàn quyền được mời người khác cùng sử dụng Shared Folder đó. - Chỉ có tài khoản tạo ra Shared Folder mới có quyền trục xuất các tài khoản Dropbox đã được mời. - Nếu có 2 tài khoản cùng một lúc thay đổi các thông tin của tập tin hoặc thư mục trong Shared Folder, Dropbox sẽ lưu lại cả 2 sự thay đổi đó với 2 tập tin hoặc thực mục riêng biệt. Sử dụng trên hệ điều hành khác, trên thiết bị khác -          Hệ điều hành khác: Dropbox hỗ trợ cả Linux, Mac… -          Thiết bị khác với iphone, ipad truy cập vào: https://www.dropbox.com/anywhere -          Điện thoại di động có trình duyệt web hãy vào: Tài liệu tham khảo 1. 2. 3. Find more at with keyword: “Dropbox tutorial” 4. Đăng kí miễn phí tại: Hoặc tại: Ngoài ra, Dropbox còn phục vụ cho nhiều công việc khác không chỉ cho HS mà ngay cả Quí Thầy/Cô đang đứng lớp cũng rất cần đến công cụ này trong thời công nghệ như hiện nay. Mọi thắc mắc hoặc chia sẻ xin vui lòng gởi đến: quoclp@hcmup.edu.vn Lê Phan Quốc - Tổ Sinh