Sách học Powepoint

trên một khổ giấy A4 nằm ngang, phải thiết lập các hộp thoại Page setup và Print setup nh− thế nào? 8. Xây dựng một tệp trình diễn khoảng 10 slides để giới thiệu về ngôi tr−ờng mà bạn đang học tập. 9. Xây dựng tệp trình diễn khoảng 5 slides để giới thiệu những tính năng nổi bật của phần mềm MS Powerpoint 2000. 10. Giả sử bạn đang có một ý t−ởng trong công việc nghiên cứu và học tập của mình. Hãy xây dựng một tệp trình diễn để giới thiệu ý t−ởng của bạn tr−ớc mọi ng−ời. Sách học Powepoint 23Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học – Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn Ch−ơng 3: Sử dụng các template và thiết lập slide master Trong ch−ơng tr−ớc, bạn đã biết các kỹ thuật để soạn thảo các loại thông tin lên slide. Đó là những kiến thức cơ bản giúp bạn có thể xây dựng những bản trình diễn theo ý t−ởng của mình. Phần này sẽ giới thiệu các bạn cách sử dụng những mẫu slide định dạng sẵn (Template Slide) đi kèm với phần mềm Powerpoint và cách thiết lập định dạng slide mặc định khi đang làm việc (Master Slide). 3.1 Sử dụng các mẫu slide định dạng sẵn (Template) Powerpoint cung cấp rất nhiều các mẫu slide định dạng sẵn trên nhiều lĩnh vực báo cáo khác nhau nh−: báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu của công ty; giới thiệu sản phẩm mới; trình diễn các khoá đào tạo;… Bạn nên sử dụng tối đa các mẫu có sẵn này vào slide của mình vì nó rất đa dạng về mẫu mã và đ−ợc thiết kết rất công phu, hợp lý. Cách sử dụng một slide đã đ−ợc định dạng sẵn nh− sau: Bắt đầu tạo một tệp trình diễn mới sử dụng một mẫu slide đã định dạng sẵn : B−ớc 1: Mở mục chọn File | New, trên hộp thoại New Presentation bạn hãy chọn thẻ Design Templates: Xem tr−ớc bố cục và định dạng của mẫu đang chọn ở đây ! B−ớc 2: Dùng chuột để chọn một mẫu slide bạn muốn. Chú ý: khi chọn mẫu nào, hộp Preview sẽ hiển thị bố cục và định dạng mẫu slide đó, bạn có thể tham khảo nhanh ở đây (hình trên đang chọn mẫu Dads Tie). Chọn xong, nhấn OK để tiếp tục; B−ớc 3: Thực hiện chọn bố cục (Layout) từng slide cần chền lên tệp trình diễn và soạn thảo nội dung cho các slide nh− đã trình bày ở Ch−ơng 2: Sách học Powepoint 24Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học – Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn Đang tạo tệp trình diễn, muốn áp dụng một mẫu slide định dạng sẵn cho tệp trình diễn này: B−ớc 1: Mở tệp trình diễn cần làm việc, mở mục chọn Format | Aplly Design Template, hộp thoại Apply Design Template xuất hiện: Xem tr−ớc bố cục và định dạng của mẫu đang chọn ở đây ! B−ớc 2: Dùng chuột để chọn một mẫu slide bạn muốn. Bạn có thể tham khảo nhanh ở đây (hình trên đang chọn mẫu Artsy.pot). Chọn xong, nhấn Apply để đồng ý. Khi đó toàn bộ các slide trên tệp trình diễn đang mở sẽ đ−ợc tự động chuyển theo mẫu định dạng slide vừa chọn. 3.2 Slide master Slide master có thể hiểu nh− một slide chủ cho một tệp trình diễn. Thông th−ờng khi tạo một tệp trình diễn, muốn thay đổi định dạng dữ liệu của toàn bộ các slide theo một định dạng chuẩn nào đó, bạn phải thay đổi lần l−ợt định dạng dữ liệu trên từng slide. Có cách nào để tạo một slide có định dạng chuẩn, rồi áp đặt toàn bộ các slide trên tệp trình diễn theo định dạng nh− vậy?? Có cách làm, đó là Slide Master! Nh− vậy, mỗi mẫu slide định dạng sẵn vừa nói ở mục 3.1 (template slide) có thể hiểu là một Slide master. Vì mỗi mẫu slide này có sẵn các định dạng cho tr−ớc và có thể áp đặt kiểu định dạng đó cho toàn bộ các slide trên một tệp trình diễn cho tr−ớc. Với slide master, bạn có thể thay đổi các định dạng văn bản, định dạng biểu đồ, định dạng bảng biểu, định dạng hình vẽ theo các bố cục slide chuẩn (AutoLayout) của Powerpoint. Hơn nữa bạn có thể thiết lập các tiêu đề đầu, tiêu đề cuối, chèn số trang, chèn thêm hình ảnh vào slide. Khi đó, định dạng và bố cục toàn bộ các slide trên tệp trình diễn sẽ đ−ợc thay đổi theo nh− slide master. Cách thiết lập slide master nh− sau: B−ớc 1: Mở tệp trình diễn cần thiết lập lại Slide master. Kích hoạt mục chọn View | Master | Slide master, màn hình làm việc với slide master xuất hiện với các thành phần nh− sau: Sách học Powepoint 25Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học – Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn 3 Thanh công cụ Master. 4 5 Màn hình Preview cho phép xem tr−ớc kết quả đang thiết lập! B−ớc 2: Thiết lập các định dạng thông tin trên bố cục slide, soạn thảo nội dung cho nền slide bao gồm: Các thành phần trên slide master- nơi bạn sẽ thiết lập các định dạng slide chuẩn. 76 8 Chèn số thứ tự slide, nếu cần. Chèn tiêu đề cuối, nếu cần. Chèn ngày tháng vào đây nếu cần. 1 2 • (1)- Toàn bộ Master slide, nơi bạn sẽ thiết lập các định dạng slide chuẩn; • (2)- Cửa sổ cho phép xem tr−ớc kết quả; • (3) Thanh công cụ Master. Khi nào thiết lập xong nội dung cũng nh− định dạng cho slide master, hãy nhấn nút Close trên thanh công cụ này để trở về với tệp trình diễn đang soạn thảo; • (4) Tiêu đề của slide. ở đây bạn có thể thiết lập định dạng cho tiêu đề này nh− là : phông chữ, màu sắc, kích cỡ, vị trí,..; • (5) Các cấp Bullet của slide. Nơi sẽ chứa phần lớn nội dung văn bản sẽ hiển thị trên mỗi Slide. ở đây bạn có thể thiết lập định dạng cho từng cấp bullet này; • (6) Nơi bạn có thể chèn thông tin ngày giờ cho slide; • (7) Nơi bạn có thể chèn thông tin tiêu đề cuối cho slide; • (8) Nơi bạn có thể chèn số thứ tự của mỗi slide. Các mục (6), (7), (8) sẽ đ−ợc hiển thị trên màn hình nền (Background) của mỗi slide. Hơn nữa, bạn có thể chèn các hình ảnh (ví dụ nh− lô gô của công ty) hoặc các biểu bảng, hình vẽ,.. lên slide. Khi đó các thông tin này sẽ đ−ợc hiển thị làm nền cho mỗi slide (bạn không thể chỉnh sửa đ−ợc khi thiết kế các slide, chỉ sửa đ−ợc trên màn hình Slide master này) Sách học Powepoint 26Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học – Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn D−ới đây là một mẫu Slide master sau khi đã đ−ợc thiết lập: Sau khi tạo xong slide master nh− trên, nhấn nút Close trên thanh công cụ Master, toàn bộ slide trên tệp trình diễn đang soạn thảo sẽ có định dạng hệt nh− slide master vừa tạo. Sách học Powepoint 27Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học – Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn Câu hỏi và bài tập ch−ơng 3 1. Nêu những lợi ích của việc sử dụng các Template ? 2. Thế nào là Slide Master? 3. Phân biệt sự giống và khác nhau giữa một Template với Slide Master ? 4. Có thể chèn một hình ảnh làm màn hình nền cho tất cả các slide trên tệp trình diễn đang mở đ−ợc không? Nếu đ−ợc, nêu các b−ớc để làm. 5. Có thể vừa sử dụng các Template, vừa dùng Slide master cho một tệp trình diễn đ−ợc không? Vì sao? 6. Hãy nêu tên một số mẫu Template mà bạn −a thích. Hãy sử dụng một trong số chúng để tạo một tệp trình diễn h−ớng dẫn mọi ng−ời cách sử dụng Slide master? 7. Sử dụng một mẫu Template phù hợp để xây dựng một tệp trình diễn (khoảng 5 slides) để nói về những sở thích của bạn Sách học Powepoint 28Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học – Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn Một số thuật ngữ tiếng Anh D−ới đây chúng tôi cung cấp một số thuật ngữ tiếng Anh hay gặp phải khi các bạn sử dụng phần mềm Microsoft Word và Powerpoint để tham khảo. Tên thuật ngữ Nghĩa Background Màu nền. Có thể là màu nền trang văn bản, màu nền của slide hoặc màu nền của một đối t−ợng nào đó Border Khung viền của trang văn bản hoặc các đ−ờng trên một bảng (Table) Bullet Dấu đầu dòng đầu tiên một đoạn văn bản Case Chữ viết in hoa Chacracter Ký tự Choice Chọn một lựa chọn nào đó. Ví dụ chọn menu File, tiếp theo chọn Open. Collumn Cột tài liệu Color scheme Gam màu. Có thể gồm rất nhiều màu sắc để tô cho tập hợp các đối t−ợng t−ơng ứng. Ví dụ: tập hợp màu các đối t−ợng trên mỗi slide là một Color scheme Copy Thao tác sao chép nội dung thông tin đang đ−ợc chọn vào bộ nhớ đệm Clipboard Cut Thao tác sao chép nội dung thông tin đang đ−ợc chọn vào bộ nhớ đệm Clipboard đồng thời xoá bỏ các thông tin đang chọn Document Tài liệu, bao gồm toàn bộ các loại thông tin có trên cửa sổ Word đang soạn thảo. Equation Biểu thức toán học Formating Định dạng thông tin trên tài liệu Line Dòng văn bản; nghĩa khác là công cụ vẽ đ−ờng thẳng trên word Master slide Là một slide chính mà khi thay đổi định dạng các thông tin trên slide này, toàn bộ định dạng thông tin t−ơng ứng trên tệp trình diễn đang mở sẽ tự động thay đổi theo nó. Notes Lời ghi chú. Hay đ−ợc sử dụng ở cuối trang văn bản Word hoặc trên mỗi slide của Powerpoint cũng có thể có những lời ghi chú này Numbering Chỉ số đầu dòng đầu tiên một đoạn văn bản Page Trang văn vản Page Footer Tiêu đề cuối trang văn bản Page Header Tiêu đề đầu của trang văn bản Page setup Thao tác định dạng trang giấy để in ấn Sách học Powepoint 29Tác giả: Nguyễn Sơn Hải, Trung tâm Tin học – Bộ Giáo dục và Đào tạo. Email: nshai@moet.edu.vn Paragraph Đoạn văn bản, mỗi khi kết thúc một dấu xuống dòng (Enter) sẽ tạo thành một đoạn văn bản. Paste Thao tác dán dữ liệu từ bộ nhỡ đệm ra vị trí đang chọn trên tài liệu Picture Tranh, ảnh trên máy tính Presentation Sự trình diễn (trình diễn báo cáo điện tử trong Powerpoint) Print Lệnh in Print preview Thao tác xem nội dung tài liệu tr−ớc khi in Ruler Th−ớc kẻ trên màn hình làm việc Word, giúp đơn giản và trực quan trong các thao tác định dạng tài liệu Save Cất nội dung tài liệu đang mở lên tệp mới – nếu tài liệu này ch−a cất lần nào; hoặc cất nội dung đang mở lên tệp chứa nó. Save as Cất nội dung tài liệu đang mở d−ới một tên tệp khác Select Thao tác chọn các thông tin trên tài liệu (bôi đen văn bản chẳng hạn) Shading Thao tác tô màu nền cho bảng Slide Một bản trình diễn trong Powerpoint. Trên đó có thể chứa rất nhiều thông tin cần trình chiếu. Symbol Ký hiệu đặc biệt nh−: α β π θ â Text Văn bản, loại thông tin bao gồm các ký tự trên tài liệu Word Từ