Nghệ thuật lãnh đạo - Bài 5: Quản lí theo tình huống

được yêu cầu dọn trống phòng của ông và chuyển sang ngồi làm việc chung trong phòng Hành chánh với các cộng sự khác. Theo kế hoạch mở rộng hoạt động của xí nghiệp và tuyển thêm nhân viên mới của bà Giám đốc thì có rất nhiều khả năng là văn phòng của ông Phó Giám đốc sẽ bị trưng dụng thường xuyên. Ngay ngày hôm trước, bà Giám đốc đã ở lại trễ và đích thân sắp xế đồ đạc trong phòng Phó Giám đốc cho phù hợp hơn với một phòng dành cho phỏng vấn. Bà Giám đốc cũng thực hiện những việc tương tự ở những nơi khác. Bà đã ra lệnh di chuyển đồ đạc và bắt đầu một cuộc tổng vệ sinh rộng lớn. Bất kỳ văn phòng nào có rác rến hoặc không gọn gàng thì người đứng đầu phòng ban đó sẽ bị khiển trách và phải huy động dọn dẹp cho sạch trong vòng 24 tiếng đồng hồ. Bà Giám đốc bước vào phòng tiền sảnh và chỉ cho nhân viên thấy một bảng phân công nhiệm vụ mà bà đã ghim trên bảng thông báo. So với bảng phân công nhiệm vụ cũ, bà đã thay đổi một số điều và đề nghị một chương trình làm việc khá linh hoạt, mặc dù ở mức độ nhỏ. Tuy nhiên, chương trình này lại làm thay đổi sắp xếp giờ ăn trưa và thêm 30 phút vào cuối mỗi ngày làm việc. Rõ ràng là bà Giám đốc đã không để ý đến những khó khăn trong việc sắp xếp công việc nhà của những nhân viên có gia đình và đã làm xáo trôn những thói quen vì những bữa ăn trưa trái giờ. Tuy nhiên, những nhân viên phát hiện ra điều này đã không phát biểu gì. Kế đến, bà Giám đốc mới thực hiện một việc chưa hề có từ trước đến nay là mỗi ngày triệu tập một cuộc họptoàn bộ nhân viên văn phòng, hoặc là đầu giờ hoặc là cuối giờ. Đây là những cuộc họp rất ngắn, ít khi nào kéo dài hơn mười phút, và có khi bà Giám đốc không có gì để nói, có nghĩa là các nhân viên tản mác ai về chỗ nấy sau khi họp trong vòng một phút. Bà Giám đốc mới chứng tỏ rất rõ ràng quyết tâm của mình đối với xí nghiệp. Mặc dù đã bắt đầu có sự đối kháng nảy sinh, các nhân viên lại cảm thấy rằng họ có người lãnh đạo mạnh mẽ so với vị Giám đốc thiếu khả năng lãnh đạo trước kia. Vào ngày thứ ba, bà Tô Lan tỏ rõ ý định muốn tác động lên công việc của các phòng ban. Bà đến viếng Phòng Hành chánh của ông Long và giải thích rằng phải thay đổi cách sắp xếp đồ đạc ở đây để dễ làm việc hơn. Bà trực tiếp bảo các nhân viên di dời bàn ghế trong khi ông Long thì im lặng đứng nhìn. Trong buổi ăn trưa sau đó, ông Long đã giận dữ than phiền với ông Phó Giám đốc về sự can thiệp này. Một sự kiện khác chứng tỏ thái độ của Bà Giám đốc mới về vấn đề kỹ luật nhân viên và về cách ứng xử của các giám sát khu vực. Một giám sát gặp rắc rối với một nhân viên trẻ vì anh này đã từng một lần doạ ném chiếc xuổng vào người cấp trên. Khi Bà Giám đốc biết chuyện, bà lại có vẻ bênh vực người nhân viên và ám chỉ rằng một giám sát khu vực không chỉ huy được nhân viên của mình là người thiếu năng lực. Trong buổi họp ngay sau đó, bà Lan đã khẳng định lập trường của mình và tuyên bố rằng bà sẽ không tha thứ bất kỳ hành động trả đũa nào đối với người nhân viên trẻ, là người “mới học cách làm việc” và đang cố gắng thích ứng với “một thế giới công việc mới”. Một số giám sát khu vực (có lẽ đại diện cho nhiều giám sát khu vực khác) phản đối lập trường của bà Giám đốc và nêu vấn đề với ông Phó Giám đốc. Nhưng ông này đã không đưa vấn đề ra cuộc họp ban quản lý sau đó mặc dù có dịp. Nói chung tình hình kỷ luật trong xí nghiệp trở nên xấu đi bởi vì rõ ràng là Bà Giám đốc không ủng hộ các giám sát khu vực. Nhiều người trong số họ tỏ ra bất mãn khi thấy các nhân viên làm vườn trẻ hơn bắt đầu lợi dụng tình hình vì những người này biết rằng họ sẽ không bị xử phạt nghiêm khắc. Một vài tuần sau đó, sự việc đã lên đến đỉnh điểm khi bà Giám đốc kiểm tra các hồ sơ khách hàng. Một số hồ sơ thì lộn xộn có nhiều chỗ bị bôi xóa, một số hồ sơ khác thì thiếu sót các dữ liệu. Một số nhân viên và anh trợ lý cũng có mặt khi bà Giám đốc khiển trách ông Phó Giám đốc vì tình trạng của các hồ sơ. Ông này phản đối và cho rằng ông đã bỏ rất nhiều công sức và thời gian để thuyết phục các giám sát khu vực cải thiện tình trạng của các hồ sơ khách hàng và tuyên bố rằng ông không thể chịu trách nhiệm về những người không thực hiện việc đó. Bà Giám đốc không đồng ý và lặp lại sự bực bội của bà. Hai tuần lễ sau, bà Giám đốc yêu cầu ông Phó Giám đốc gặp bà vào giờ cơm trưa. Bà để cửa phòng mở và một vài nhân viên đang có mặt ở phòng Hành chánh gần đó có thể nghe thấy cuộc đối thoại. Bà Giám đốc nói một cách gay gắt và đánh giá công việc cũng như thái độ của ông Phó Giám đốc như sau : Ông không có sáng kiến gì. Ông không có tác động gì đến việc nâng cao chất lượng công việc trong xí nghiệp. Nói chung các nhân viên quá thân mật với ông. Ông không tổ chức đầy đủ các cuộc họp. Ông để cho các giám sát khu vực quá nhiều quyền tự chủ. Ông đã ra về trước khi kết thúc buổi liên hoan của xí nghiệp. Ông vắng mặt trong một số cuộc họp với toàn thể nhân viên. Việc tham dự các buổi đánh cầu lông vào buổi chiều khiến ông lơ là công việc. Ông không đóng góp nhiều cho công việc của xí nghiệp. Ông lắng nghe lời than phiền của các giám sát khu vực khi bà không có mặt. Ông tỏ ra ưu đãi một số nữ nhân viên. Bà Giám đốc sẽ không ủng hộ ông nếu ông muốn được đề bạt. Bạn hãy trả lời những câu hỏi dưới đây. Khi phân tích tình huống, bạn nên nói rõ bạn sẽ ứng xử như thế nào trong trường hợp tương tự. Bạn hãy mô tả khuynh hướng quản lý của bà Giám đốc mới. Có sự liên hệ nào với công việc và các mối quan hệ với nhân viên ? Bạn mô tả như thế nào về phong cách lãnh đạo của bà Giám đốc Tô Lan ? Phong cách này có phù hợp với tình huống của xí nghiệp hay không ? Bạn ứng xử như thế nào trong tình huống tương tự ? Nghiên cứu tình huống 2 Ngọc Lan Ngọc Lan là trưởng phòng Nhân sự của Văn phòng chính, Công ty số 1, chịu trách nhiệm về công tác tuyển dụng và đào tạo. Cô được giao nhiệm vụ tuyển dụng năm Quản đốc cho một dự án mở rộng nhà máy sắp tới. Trong phòng Ngọc Lan có 11 nhân viên và tất cả, theo cô, đều là những người làm việc rất chăm chỉ. Cùng lúc này, Ngọc Lan cũng đang quyết tâm xây dựng một chương trình đào tạo tiên tiến và rộng rãi dành cho các cán bộ quản lý trẻ mà chương trình này sẽ chiếm hầu hết thì giờ của cô. Ngọc Lan biết rằng cô không thể đích thân thực hiện công việc tuyển dụng này và cho rằng nên dể một người nào đó trong phòng làm thay việc này cho cô. Cô không coi đây là một vấn đề lớn vì cô tin cậy nhân viên của mình và tin rằng họ có thể làm tốt công việc mà phải giám sát nhiều. Vấn đề chíh của cô là giao việc đó cho ai. Cho rằng cô sẽ cần ít thời gian để suy nghĩ và quyết định cũng như để chuẩn bị bản tóm lược công tác. Ngọc Lan quyết định dành cho một buổi sáng để làm những công việc này. Ngọc Lan bắt đầu đánh giá các cộng sự thông qua những tiêu chí như kinh nghiệm công tác, mức độ quan tâm đối với công việc, năng lực và khối lượng công việc hiện tại Cô tự hỏi : “Ai sẽ làm công việc tuyển dụng này tốt nhất với ít sự xáo trộn nhất ? Ai có thể thu xếp những công việc hiện tại của họ để thực hiện công việc này ? Sau khi xem xét các vấn đề trong khoảng hơn một giờ, Ngọc Lan cho rằng Anh Dương, một nhân viên lớn tuổi trong phòng, chắc chắn có thể làm được việc này. Anh là người từng từng trải, có nhiều kinh nghiệm và luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Mặc dù trước đây anh Dương chưa từng làm công tác tuyển dụng, nhưng cô chắc chắn rằng anh ta có thể vạch ra phương án cần phải làm gì mà không cần phải chỉ dẫn nhiều. Mặt khác, cô cũng nhận thấy là anh cũng đang khá vất vả để hoàn thành những nhiệm vụ thường ngày và có vẻ gặp khó khăn để theo kịp các nhân viên khác trong phòng trẻ hơn và năng động hơn. Ngọc Lan soạn thảo bản tóm lược công tác cho Anh Dương, vạch ra từng bước anh phải làm gì và quyết định cho anh thời hạn là hai tháng để tuyển dụng “đúng người”. Sáng hôm sau cô gặp anh Dương và dành 20 phút để giải thích các chi tiết công việc cho anh. Anh Dương đồng ý thực hiện công tác và Ngọc Lan bảo rằng anh phải báo cáo lên cô khi nào tuyển dụng xong các quản đốc mới. Cô chào anh Dương và trở lại công việc của mình, tin chắc rằng cô sẽ có được những quản đốc mới trong vòng 2 tháng. Cô viết một memo (thông tin nội bộ) cho xếp của mình để báo cáo sự việc và trở lại chương trình đào tạo của mình. Câu hỏi 1. Bạn hãy vạch ra các bước ủy quyền của Ngọc Lan, qua đó chỉ ra những điều mà cô làm tốt và những điều cô làm chưa tốt. 2. Theo bạn, Ngọc Lan cần phải làm gì để cải thiện việc ủy quyền của cô ? 3. Bạn có nghĩ rằng anh Dương sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ tuyển dụn này hay không ?