Nghệ thuật lãnh đạo - Bài 2: Động viên nhân viên

ùc phần thưởng. Nhân viên phải cảm thấy họ kiểm soát được một phần nào đó trên công việc mà họ được ủy quyền. 4. Phương thức và động cơ hoạt động của một tập thể Một tập thể có thể hoạt động có hiệu quả khi : Có một hoặc những mục tiêu chung. Có không khí làm việc thoải mái, tin tưởng, mật sự đồng lòng và gắn bó thực sự. Có một cơ cấu và các phương tiện phù hợp với mực tiêu. Có những nguyên tắc hoạt động đã được thỏa thuận nhưng mềm dẻo. Có “người lãnh đạo”. Vai trò người lãnh đạo trong tập thể Trong một tập thể, người chỉ huy có thể ảnh hưởng : Trực tiếp : bằng cách làm gương tốt trong phần công việc của mình. chỉ đạo hoạt động tập thể theo hướng đã định sẵn. Gián tiếp : khuyến khích và tạo điều kiện thuận lợi cho các cố gắng của các đối tác hoặc người cộng sự. Vai trò của người lãnh đạo có thể được xác định như sau : Điều phối các hoạt động của tập thể hướng tới mục tiêu vạch sẵn, Tạo điều kiện giúp mỗi người hoàn thành nhiệm vụ, kiểm tra kết quả đạt được, Cho phép và tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin, Là hiện thân và là đại diện cho tập thể. NGƯỜI CHỈ HUY LÃNH ĐẠO TẬP THỂ NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG RÕ RÀNG PHƯƠNG TIỆN PHÙ HỢP CHỈ TIÊU MANG TÍNH ĐỘNG VIÊN Xác định chỉ tiêu Các chỉ tiêu tốt cần : đơn giản, rõ ràng và chính xác, thực tế : phù hợp với người liên quan và với các khó khăn lường trước sẽ xảy ra trên thực tế (không quá nhiều, cũng không quá ít), hợp lý, so với hoạt động và thời điểm, khả thi : chúng phải chỉ rõ hành động cần phải tiến hành, phương tiện và sự ủy quyền cần thiết, được xác định thời gian (hạn định và thời hạn), kèm theo chỉ số cho phép đo lường kết qủa đạt được. Để động viên các thành viên trong tập thể, người lãnh đạo cần : Xác định rõ những kỳ vọng và mục tiêu. Công nhận những thành tích bằng các phần thưởng. Thông tin cho các nhân viên về các quyết định và những thay đổi. Lôi kéo nhân viên thanh gia vào các quyết định. Tạo cho nhân viên một ý nghĩa sở hữu riêng tư đối với sứ mệng của cơ quan. Cố gắng tìm hiểu nắm bắt nhu cầu và mục tiêu của nhân viên : cẩn thận với những giả định của bạn về những thu cầu và mục tiêu này. Hổ trợ và khuyến khích nhân viên phát triển cả về cá nhân và nghề nghiệp. Thiết lập và duy trì một không khí làm việc cởi mở, hợp tác trong cơ quan của bạn. Thiết lập rthững mục tiêu hiện thực cùng với nhân viên của bạn. Giao cho nhân viên những công việc có tính thách thức. Thiết lập một chính sách về phúc lợi cho nhân viên. Cho phép các nhóm làm việc trên các dự án của cơ quan để khuyến khích động viên họ. Sử dụng những biện pháp củng cố tích cực và liên tục – không được củng cố những hành vi không phù hợp. Không nên coi tiền bạc và sự trừng phạt như là những yếu tố động viên hiệu quả. Phần 3 Tình huống thảo luận Cửa hàng thời trang XINH Bạn là người phụ trách một cửa hàng thời trang mang nhãn hiệu XINH, chuyên kinh doanh trang phục thời trang dành cho phụ nữ trẻ. Chuổi cửa hàng thời trang này bao gồm tổng cộng khoảng 30 cửa hàng đặt rải rác ở các thành phố lớn trên toàn quốc. Cửa hàng của bạn trước đây trực thuộc một công ty khác là Công ty May mặc VIỆT CƯỜNG, và mới vừa được công ty sở hữu nhãn hiệu XINH mua lại. Công ty May mặc VIỆT CƯỜNG là một doanh nghiệp không mấy năng động, nên đã không theo kịp những chuyển biến của thị trường : cửa hàng bày trí nghèo nàn, củ kỹ, không xác định rõ đối tượng khác hàng, nhân viên làm việc lề mề theo thói quen thời bao cấp. Tất cả những cửa hàng kinh doanh quần áo của VIỆT CƯỜNG nay đều trương bảng hiệu XINH. Cửa hàng của bạn vừa được sửa sang lại sau khi thay bảng hiệu mới của XINH. Công ty của bạn đã cam kết sẽ không sa thải những nhân viên cũ của VIỆT CƯỜNG ít nhất là trong vòng sáu tháng. Đối với bạn, việc được giao phụ trách cửa hàng này gần như là một sự thăng tiến, vì địa điểm của cửa hàng rất thuận lợi và cho phép dự đoán sẽ đạt được những kết quả kinh doanh khả quan. Ban Giám Đốc Công ty đã giao cho bạn phải đạt được chỉ tiêu tăng doanh thu khá cao. Bạn nghĩ rằng chỉ tiêu này có thể thực hiện được, vì XINH là một nhãn hiệu rất được khách hàng ưa chuộng (đối tượng là phụ nữ trong độ tuổi từ 18 đến 25). Ngoài ra, công ty còn có chính sách thông tin quảng bá rất năng động, và kinh nghiệm lâu năm trong việc quản lý các cửa hàng rất chặt chẽ. Nhóm nhân viên của cửa hàng bạn trước đây được hưởng lương theo doanh số mà mỗi cá nhân đạt được. Nhưng hiện tại, công ty của bạn lại áp dụng một phương thức tính lương mới, trong đó mỗi nhân viên bán hàng được nhận một phần tiền lương cố định, phần còn lại là tiền thưởng tùy theo mức độ đạt chỉ tiêu. Việc thay đổi này không làm cho những nhân viên của bạrl bị thiệt thòi. Ngược lại, mức thu nhập của họ được tăng lên, kể cả khi chưa có tiền thưởng. Mặc dù vậy, bạn vẫn có cảm giác là nhân viên của bạn không phấn khởi như chính bạn. Họ bao gồm : Thu và Ngọc đều có thâm niên 10 năm bán hàng ở cửa hiệu này. Các cô làm việc rất lề mề. Họ tỏ vẻ chán chường vì dưới thời cửa hàng còn trực thuộc công ty VIỆT CƯỜøNG, họ đã từng thấy thay đổi cửa hàng trưởng bốn lần liên tục chỉ trong vòng hai năm. Thu là người không chú tâm lắm đến trang phục và bạn cho rằngngoai hình của cô không phù hợp với nhãn hiệu XINH, Ngọc thì rất chú ý đến cách ăn mặc nhưng lại thường xuyên đến trễ. Linh là nhân viên bán hàng trẻ và năng động nhất. Cô rất vui mừng vì chiến lược kinh doanh đã thay đổi hoàn toàn, kể cả những trang phục thời trang mà cửa hàng đang bán cũng thay đổi. Cô có nhiều tham vọng và mong muốn được công ty bình chọn là nhân viên bán hàng giỏi nhất. Tuy vậy, Linh là người chỉ thích làm việc độc lập, cho riêng cá nhân mình và không hề có ý hợp tác giúp đỡ gì những bạn làm chung. Phương là người rất có khả năng trong công tác. Trước đây, cô là thủ quỹ khi cửa hàng còn trực thuộc công ty VIỆT CƯỜNG. Nhưng hiện tại, mọi nhân viên đều có thể thu tiền và điều này khiến cô không hài lòng. Phương không bỏ qua cơ hội nào để chỉ trích sai lầm của đồng nghiệp. Cô luôn tránh né để không phải bán hàng. Trong khi bạn thì nghĩ rằng, trong một tập thể nhỏ, mọi người đều phải biết làm mọi thứ. Bạn hãy lập kế hoạch hành động để có thể trong vòng ba tháng, động viên tất cả nhân viên làm việc năng động hơn. Cùng lúc, bạn cũng nên hình dung những phản ứng và thái độ của nhân viên mình. Bạn nhất thiết phải tuân thủ một điều kiện duy nhất : không được sa thải bất kỳ người nào trong vòng sáu tháng tới. Bảng câu hỏi ĐỘNG CƠ THÚC ĐẨY CON NGƯỜI LÀM VIỆ C Trong số các câu dưới đây, anh (chị) hãy chọn ra 15 ý kiến quan trọng nhất đối với bản thân, rồi cho điểm chúng theo mức độ quan trọng từ 1-15 điểm. TT Ý kiến Điểm 1 Có một việc làm ổn định. 2 Được người khác tôn trọng. 3 Giờ giấc làm việc phù hợp, cho phép kết hợp nghỉ ngơi, giải trí. 4 Lương cao. 5 Làm việc trong một đơn vị có tiếng tăm tốt và có uy tín. 6 Điều kiện làm việc (vật chất) thuận lợi. 7 Làm tốt được thưởng bằng tiền hoặc hiện vật. 8 Công việc có chất lượng, có giá trị. 9 Có cơ hội được tăng lương. 10 Có quan hệ tốt với đồng nghiệp, không khí làm việc thoải mái. 11 Được thường xuyên cung cấp và trao đổi thông tin. 12 Có cơ hội thử thách và chấp nhận may rủi. 13 Vai trò và tầm quan trọng của đơn vị trong xã hội. 14 Có cơ hội được đề bạt, thăng chức. 15 Công việc có tính chất kích thích, động viên vượt khó. 16 Phúc lợi, trợ cấp, tiền hưu trí ... cao. 17 Được hưởng các ưu đãi khác như du lịch, tập thể thao miễn phí... 18 Đơn vị làm ăn vững chắc, có lãi. 19 Công việc không kéo dài, không nặng nhọc, vất vả.... 20 Biết được các chuyện xảy ra trong đơn vị. 21 Cảm giác là công việc của mìrth rất quan trọng. 22 Được là lãnh đạo hay đại diện cho một nhóm người nào đó. 23 Nhiệm vụ được giao rõ ràng. 24 Được cấp trên đánh giá là làm tốt phần việc của bản thân. 25 Có thể so sánh vị trí của mình với những người khác trong đơn vị. 26 Đơn vị rất năng động, luôn đi trước những đơn vị khác. 27 Được tham dự tất cả các cuộc họp. 28 Được hỏi ý kiến về các mục tiêu của đơn vị. 29 Được thực hiện công việc một cách độc lập. 30 Có điều kiện học hỏi để phát triển nghề nghiệp. 31 Bị khiển trách hoặc nộp phạt nếu có sai phạm. 32 Cấp trên có năng lực. 33 Có thể tự do lựa chọn thời gian để nghỉ phép. 34 Làm việc dưới sự kiểm soát chặt chẽ. 35 Làm việc gần nhà. Tính điểm : I II III IV V Câu hỏi Số điểm Câu hỏi Số điểm Câu hỏi Số điểm Câu hỏi Số điểm Câu hỏi Số điểm 3 1 2 4 12 6 9 5 8 14 7 16 10 13 15 17 18 11 21 25 19 22 20 23 26 33 31 27 24 28 35 34 32 29 30 Tổng : Tổng : Tổng : Tổng : Tổng :