Đề tài Phương pháp trình bày văn bản đúng mẫu

iết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu. + Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản Tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) và trích yếu nội dung của các loại văn bản được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNHVề việc điều động cán bộ Trích yếu nội dung công văn được trình bày sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ: Số …/BC-LTV V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2011 + Nội dung văn bản Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines). Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”. Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau: - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả – rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; - Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng. Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau: - Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm. + Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền Quyền hạn, chức vụ của người ký hoặc chức vụ khác của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký. + Nơi nhận Phần nơi nhận được trình bày như sau: - Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm. - Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; - Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm. Những điều trên là theo qui định của Thông tư 01, tất cả những văn bản của Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng, các phòng ban và giáo viên đều phải tuân thủ theo qui định này. Tuy nhiên, về văn bản của Đảng Đoàn thì không theo qui định này. Trình bày văn bản theo qui định, ta chỉ cần bỏ chút thời gian tỉ mỉ một lần thì những lần soạn thảo tiếp theo sẽ trở nên không khó khăn gì. Ví dụ như: - Khi trình bày quốc hiệu, chúng ta cần lưu ý mình đang làm văn bản gì? Nếu văn bản là Đơn thì ta có thể bôi đen và canh giữa Quốc hiệu. Nếu là công văn, Quyết định,… thì ta đặt tap giữa chứ không dùng phím Space để khi copy ra một trang mới thì văn bản sẽ không bị xê dịch. - Ở phần tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản thì ta không cần đặt tap hay canh lề, chỉ cần click vào nơi cần trình bày và trình bày tên cơ quan chủ quản sau đó nhấn enter để trình bày tên cơ quan ban hành văn bản. Và khi kẻ ngang nét liền ta cũng phải sử dụng lệnh Draw để kẻ. - Đối với nội dung văn bản khi trình bày, ta cần: Sử dụng phím Tab khi lùi đầu dòng. Viết hoa chữ cái đầu tiên của câu hay tên riêng (tên, bang, thành phố…). Để viết hoa, bạn giữ phím SHIFT khi ấn một chữ cái bất kỳ. Không viết hoa toàn bộ các chữ cái khi không thực sự cần thiết! Đây là một quy tắc vô cùng quan trọng nhưng lại hay bị bỏ qua nhất. Nếu muốn nhấn mạnh một ý nào đó, hãy chọn cụm từ chứa thông tin quan trọng nhất rồi chọn dạng chữ đậm. Căn tiêu đề sử dụng chức năng Center (chọn tiêu đề, nhấn tổ hợp phím Ctrl+E trong MS Word) chứ không dùng nhiều Tab hay hàng chục phím Space. Giữa mỗi từ, chỉ có tối đa 1 dấu cách. Đặt dấu chấm câu, dấu hỏi, dấu chấm than sát với từ cuối cùng trong câu. Không nhấn Enter để xuống dòng cho đến khi kết thúc cả 1 đoạn văn. Phần mềm máy tính rất thông minh. Nó sẽ tự nhận biết 1 dòng đã đầy chữ và tự động xuống dòng. Khi muốn gia tăng khoảng cách giữa 2 đoạn văn, không nhấn Enter 2 lần. Hãy sử dụng tính năng Paragraph Space của các phần mềm xử lý văn bản. III. Hiệu quả áp dụng Qua khảo sát việc trình bày văn bản theo mẫu qui định tại trường Tiểu học Lương thế Vinh tôi nhận thấy: - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được các yêu cầu của Ban giám hiệu và cấp trên đề ra. - Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động. - Tiết kiệm được thời gian và văn phòng phẩm của nhà trường. C. KẾT LUẬN: I. Ý nghĩa: - Qua nghiên cứu nhằm rút ra kinh nghiệm, làm hành trang để tôi nâng cao tay nghề cũng như chuyên môn nghiệp vụ cho công tác văn thư của mình. Và sáng kiến kinh nghiệm này cũng có thể sử dụng được ở nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp. II. Bài học kinh nghiệm, hướng phát triển: Bằng những kiến thức mà tôi đã được học trong nhà trường đã giúp tôi quan sát, đánh giá được công việc thực tế một cách chính xác và đầy đủ hơn. Và cũng phải nói rằng công tác soạn thảo và trình bày văn bản khó mà dễ nếu chúng ta bỏ thời gian nghiên cứu và soạn thảo một lần thì chắc chắn sẽ thuận lợi hơn nhiều cho những lần sau. Tổ chức tập huấn cho toàn trường về kỹ thuật trình bày văn bản. Cung cấp các tài liệu về cách soạn thảo và trình bày văn bản hành chính. Đề xuất: - Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, các cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn. - Cần mở các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư, văn phòng cho các trường học tập về chuyên môn nghiệp vụ và nhất là về soạn thảo và kỹ thuật trình bày văn bản. Trên đây, tôi chỉ xin đưa ra một vài kinh nghiệm nhỏ của tôi. Tuy không được hoàn hảo lắm, nhưng đã giúp cho tôi hoàn thành tốt mọi công việc được giao. Rất mong sự được đóng góp của các đồng nghiệp để công việc của chúng ta ngày càng hoàn thiện hơn. Theo kịp với công nghệ kỹ thuật tiên tiến trong xã hội hiện nay. Xin chân thành cảm ơn! Long Hải, ngày 05 tháng12 năm 2011 Người viết Nguyễn Thị Kim Nhân