Ứng dụng văn phòng (Thủ thuật POWERPOINT)

4. Chọn loại template có nội dung phù hợp nhất và kích Add (Hình B). 5. Xác định vị trí tập tin trình diễn rồi kích OK. 6. Thoát khỏi wizard. Hình B Tại thời điểm này, trình chiếu được thêm vào đã sẵn sàng sử dụng như một mẫu nội dung. Đừng bỏ phí bất kì trình chiếu hay nào. Có lẽ, bạn sẽ phải tùy biến nó, và điều này là điểm chung cho bất kì template nào đã chọn. AutoContent Wizard không hiển thị trên PowerPoint 2007. Thay vào đó, hãy chọn File từ trình đơn Office và chọn New để bắt đầu.  5, Chuyển trình chiếu sang Word PowerPoint có thể được in ra nhưng không thể sửa đổi được nhiều các kết quả. Ví dụ, bạn có thể in các thông báo hay thậm chí các slide cá nhân, nhưng PowerPoint chỉ in một bản sao trên một khuôn khổ slide theo yêu cầu. Nếu muốn mở rộng hay định dạng lại thì hãy chuyển trình diễn sang Word để dễ dàng chỉnh sửa hơn. Hãy thực hiện theo các bước sau đây: 1. Chọn Send To từ trình đơn File. 2. Chọn Microsoft Office từ trình đơn kết quả con. 3. Tại hộp thoại Send To Microsoft Office (Hình C), chọn một trong nhiều các tùy chọn chuyển đổi. Tùy chọn Outline Only chỉ chuyển đổi nội dung. 4. Kích OK. Hình C Khi nội dung trình diễn đã được chuyển sang Word, bạn có thể áp dụng các tùy chọn định dạng và in ấn không hiển thị trên PowerPoint. Trong PowerPoint 2007, sử dụng lệnh Publish để chuyển nội dung sang Word. Chọn Publish từ trình đơn Office rồi chọn Create Handouts In Microsoft Office Word. Khi đưa ra bản tin, hãy xem xét nên thể hiện ở cuối hay ở đầu trình diễn. Mọi người sẽ chú ý tới bản tin đó hơn là trình chiếu của bạn.  6, Đảo ngược các đề mục Bạn thường sử dụng các dấu đề mục bằng cách chọn tại ô thao tác Slide Design. Đặc biệt, chọn Fade In One By One từ mục Subtle. Điều chưa biết có lẽ là bạn có thể hiển thị các dấu đề mục theo thứ tự ngược lại. Cách dễ dàng nhất để đảo ngược thứ tự đề mục là chọn Show In Reverse tại Moderate trong ô thao tác Animation Scheme. Bạn nên dành thời gian để xem qua các tùy chọn Animation Scheme. Bạn sẽ chỉ mất một vài phút để làm quen với tất cả các hiệu ứng thông dụng. Ngoài ra, tại những vị trí liên quan đến hoạt cảnh, chỉ sử dụng hoạt cảnh khi có một lý do đặc biệt chứ không chỉ vì bạn thích một trình chiếu đặc biệt. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn hoạt cảnh trên thẻ Animation của PowerPoint 2007 trong nhóm Animations. Sử dụng danh sách thả xuống để chọn hiệu ứng mong muốn. Lợi thế thú vị trong bản 2007 là khi bạn chọn một hiệu ứng, PowerPoint sẽ hiển thị nó, vì vậy bạn có thể xem trước khi lựa chọn.  7, Chú ý với những ảnh GIF PowerPoint 2000 là phiên bản đầu tiên hỗ trợ hoạt cảnh tập tin .gif, nhưng chương trình xem thì không (PowerPoint Viewer là ứng dụng hỗ trợ xem các trình chiếu PowerPoint, dù họ không cài đạt PowerPoint). Không may, những chương trình xem trước đó không hỗ trợ các tập tin .gif. Hạn chế này có thể gây lỗi cho các trình diễn khác của bạn. Tin vui là nhiều ứng dụng xem trình chiếu ngày nay đã hỗ trợ các tập tin .gif. Các ứng dụng này hỗ trợ đầy đủ đặc tính từ phiên bản PowerPoint 97. Nếu bạn vẫn còn sử dụng một phiên bản cũ hơn PowerPoint 97, 2000, hay XP thì người xem cũng sẽ chạy được các trình chiếu với tất cả các file kể cả .gif.  8, Đảo ngược vị trí in các trang slide Đa số máy in cho phép in đảo ngược, nhưng bạn không thể lúc nào cũng thiết lập tùy chọn máy in riêng, đặc biệt với các máy in được nối mạng và được cấu hình chung cho mọi người sử dụng. Nếu tùy chọn in bị hạn chế, bạn có thể vẫn in được các trang PowerPoint theo thứ tự đảo ngược mà không cần chỉnh máy in: 1. Chọn Print từ trình đơn File (Đối với PowerPoint 2007, chọn Print từ trình đơn Office). 2. Kích tùy chọn Slides trên mục Print Range. 3. Nhập phạm vi của slide theo thứ tự ngược. Ví dụ, nếu bạn muốn in slide 1 đến 10 theo thứ tự ngược thì nhập 10-1 thay vì 1-10. Đây là một giải pháp rất dễ thực thi. PowerPoint sẽ nhớ thiết lập này cho đến khi bạn thay đổi nó hay thoát khỏi trình diễn. Dù máy in có sẵn tùy chọn đảo ngược nhưng bạn có thể dễ dàng thực hiện bằng PowerPoint.  9, Giảm kích thước tập tin Các tập tin PowerPoint rất lớn. Nếu gửi chúng qua thư điện tử, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để đưa lên hay tải xuống một trình chiếu, đặc biệt khi bạn hay người nhận dùng mạng kết nối dial-up. Bạn cần sử dụng phần mềm đặc biệt để nén tập tin trước khi gửi chúng hoặc cũng có thể giảm bớt kích thước tập tin nguyên bản bằng việc xóa bớt các slide thumbnail. Thực hiện theo các bước sau: 1. Chọn Properties từ trình đơn File. 2. Kích thẻ Summary. 3. Xác định vị trí hộp kiểm Save Preview Picture tại cuối hộp thoại (Hình D), bỏ chọn và kích OK. Hình D Việc làm này sẽ tiết kiệm được nhiều KB, thậm chí hơn cả nén tập tin. Nếu vô hiệu hóa các thumbnail, bạn sẽ không thể xem trước tập tin trong hộp thoại Open, nhưng đây dường như là sự cân bằng nhỏ để tiết kiệm KB. Tùy chọn này rất khó tìm thấy ở PowerPoint 2007. Từ trình đơn Office, chọn Prepare rồi tới Properties.Từ danh sách Document Properties thả xuống, chọn Advanced Properties để tìm thẻ Summary. Bạn sẽ tiết kiệm được không gian tuy không nhiều lắm.  10, Điều khiển con trỏ từ bàn phím Trong thời gian trình chiếu, PowerPoint sẽ ẩn con trỏ 5 giây sau mỗi lần slide hiển thị, rồi sau đó biến mất. Khi bạn kích để xem slide tiếp theo, con trỏ lại hiện rõ trong 5 giây tiếp theo. Bạn có thể kiểm soát hiển thị con trỏ bằng cách kích biểu tượng ở góc trái màn hình, nhưng hành động này sẽ làm xao lãng trình diễn. Thay vào đó, hãy kiểm soát con trỏ từ bàn phím: Ctrl+ H ẩn con trỏ ngay lập tức. Ctrl+ A hiển thị con trỏ ngay lập tức. Ngay khi bạn ấn Ctrl+A để hiển thị con trỏ, nó sẽ cố định và không còn 5 giây chờ nữa. Bạn phải sử dụng Ctrl+ H nếu muốn ẩn con trỏ. Trình diễn PowerPoint thông qua Internet: Trong PowerPoint, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi tài liệu sang file định dạng HTML. Điều này có nghĩa là bạn có thể trình diễn PowerPoint thông qua Internet. Để thực hiện được điều này, bạn làm theo các bước sau: - Đầu tiên, bạn mở file PowerPoint bạn muốn trình diễn trên Internet bằng chương trình Microsoft PowerPoint. - Tiếp theo, bạn kích File trên thanh công cụ, chọn Save as Web Page. - Một hộp thoại nhỏ sẽ hiện ra. Tại đây, bạn chọn nơi bạn muốn lưu file lại, với tên file điền tại khung File name. Đồng thời, tại hộp thoại này, bạn nhấn vào nút Publish để chọn các tùy chọn nâng cao. - Sau khi nhất nút Publish, một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể chọn để đưa toàn bộ các Slide vào file HTML, hoặc chỉ chọn một số Sile nhất định. Để làm việc này, bạn điền số các Slide cần chọn vào khung Sile number through Tiếp theo, cũng tại hộp thoại này, bạn kích vào nút Web Options và chọn những chi tiết của file HTML sẽ tạo ra. + Thẻ General dùng để thiết lập cách hiển thị của nội dung Slide trên trang web. + Thẻ Browser dùng để chọn trình du‎yệt được sử dụng để xem nội dung file PowerPoint. + Thẻ File dùng để thiết lập tên file và nơi chứa file. + Thẻ Pictures cho phép bạn chọn kích thước màn hình khi trình diễn nội dung Slide. + Thẻ Encoding cho phép bạn chọn kiểu mã dùng trên trang web. (thông thường đối với các slide sử dụng tiếng Việt thì bạn chọn encoding Unicode UTF-8. + Thẻ Font dùng để thay đổi font chữ và cỡ chữ cho văn bản dùng trên slide. - Sau khi đã chỉnh xong cho mình những tùy chọn cần thiết, bạn bấm nút OK để lưu lại các tùy chọn và để đóng cửa sổ Web Options. Cuối cùng, bạn nhấn nút Publish để đóng cửa sổ Publish as web page. - Bây giờ, bạn trở lại với hộp thoại Save As, bạn chọn vị trí lưu lại file PowerPoint trên ổ cứng của mình. Công việc cuối cùng của bạn là up file HTML đã được tạo ra lên một web server nào đó, để có thể trình diễn nội dung của các Slide thông qua Internet. Chèn file Flash vào Slide của PowerPoint Tương tự như PowerPoint, Flash cũng có thể dùng để trình diễn những ý tưởng bạn, thậm chí còn có thể biễu đạt tốt hơn những Slide của PowerPoint. Do đó, bạn có thể chèn những đoạn phim Flash vào PowerPoint để làm cho file trình diễn của mình thêm ấn tượng. Thậm chí là những file Flash nhỏ dùng để thư giãn trong quá trình trình diễn bằng PowerPoint. Tuy nhiên, cần lưu y’ là trước khi chèn Flash vào PowerPoint thì máy tính của bạn đã cài đặt chương trình Flash Player để chơi file Flash. Nếu chưa, bạn có thể download và cài đặt Flash Player tại đây. Sau đây là cách thức tiến hành để chèn một file Flash vào slide của PowerPoint. - Đầu tiên, bạn mở file PowerPoint muốn chèn Flash bằng chương trình Microsoft PowerPoint. - Tiếp theo, từ menu, bạn chọn View -> Toolbar -> Control Toolbox. - Tại đây, một hộp thoại mới sẽ xuất hiện với tên gọi Control Toolbox. Tại hộp thoại này, bạn click vào biểu tượng More Control (nằm ngoài cùng bên phải) và một danh sách mới sổ xuống. Bạn chọn “Shockwave Flash Object” từ danh sách sổ xuống này. - Sau khi chọn tùy chọn này xong, một khung hình chữ nhật sẽ hiện ra, file Flash của bạn sẽ được hiển bị bên trong khung này. Bây giờ bạn sử chuột, kéo khung đến vị trí bất kỳ nào đó trong Slide mà bạn muốn file Flash hiển thị. Sau khi đã chọn xong cho mình vị trí thích hợp, bạn click chuột phải vào khung này và chọn Properties. - Hộp thọai Properties sẽ hiển ra với những tùy chọn mới. Tại khung hộp thoại này, bên dưới tab Alphebet, bạn tìm đến tùy chọn Movie và điền vào đó đường dẫn đầy đủ của file Flash muốn sử dụng vào khung ở bên phải. (Ví dụ D:\Flash\Test.swf) - Tiếp theo, ở trong cùng tab Alphabet này, tại tùy chọn Playing, bạn thiết lập giá trị “True” và tùy chọn EmbedMovie bạn cũng thiết lập giá trị True để file Flash tự động chơi khi trình diễn đến Slide chứa nó. Nếu không muốn, bạn thiết lập giá trị của EmbedMovie là False để điều khiển bằng tay. Tại hộp thoại Properties này, bạn cũng có thể thiết lập chất lượng Flash (Quality), kích thước Flash (Width) - Cuối cùng, bạn đóng hộp thoại Properties, save lại file PowerPoint vừa chỉnh sửa và thử nghiệm lại kết quả. Hy vọng rằng 2 thủ thuật này sẽ giúp bạn có những file trình diễn giàu biểu đạt và chất lượng hơn.