Sáng kiến kinh nghiệm Chương trình quản lý học sinh Đăng An

cơ sở dữ liệu. Groups: liên kết giữa các nhóm đối tượng. SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH VÀO CHƯƠNG TRÌNH: Phần hướng dẫn sử dụng sau đây, tôi sử dụng Chương trình quả lí học sinh của trường tiểu học N’ Trang Lơng 2 (nay là Trường tiểu học N’ Trang Lơng) để làm trực quan cho việc hướng dẫn sử dụng. Khởi động máy vi tính mở phần mền Microsoft Access / chọn ổ đĩa / thư mục chứa cơ sở dữ liệu QL_HocSinh_N2.mdb / Trong objects của cơ sở dữ liệu. 2. TRUY CẬP VÀ NHẬP DỮ LIỆU: Trên thanh menu của chương trình, bạn cần truy cập phần nào thì chọn menu tương ứng. Trong đó: a). Điều khiển cập nhật là menu cho phép bạn mở các Forms của chương trình để truy cập thông tin hoặc cập nhật dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Trong đó các Forms: - CHUONGTRINHQUANLYHOCSINH là Form nền. - Trường: Form hiển thị các thông tin cơ bản của học sinh toàn trường. - Phân hiệu: Form cho phép bạn có thể truy cập và lấy thông tin của từng phân hiệu trong trường. - Lớp Form cho phép bạn có thể truy cập và lấy thông tin của từng lớp trong trường. - Lớp ngoại khoá: Form cho phép bạn truy cập đến các lớp học ngoại khoá. Vì trong một trường, có một số học sinh tham gia học thêm các lớp ngoại khoá. - Thôn buôn: Form cho phép bạn có thể truy cập và lấy dữ liệu học sinh của thôn, buôn đã và đang học tại trường. - Hồ sơ học sinh: Form cho phép bạn có thể truy cập và lấy thông tin của từng học sinh. - Nhập lí lịch học sinh: Form giúp bạn nhập hồ sơ học sinh khi mới nhập học tại trường. - Tìm và sửa chữa hồ sơ học sinh: Form cho phép bạn tìm nhanh học sinh đã và đang học trong trường. Form nền: - Form Trường: Trên panel của Form chứa các thông tin ngày tháng năm hiện hành trên máy tính, số liệu thống kê tổng hợp cơ bản của trường khi các dữ liệu đã được nhập vào các tables. Bên dưới Form Trường là các nút lệnh điều khiển khi clich chuột thì sẽ các báo cáo sẽ được mở ra. Phân hiệu: Lớp: Lớp ngoại khoá: Thôn buôn: Hồ sơ học sinh: Nhập hồ sơ học sinh: Tìm học sinh: b) Menu danh sách : là danh sách tên học sinh truy vấn theo một số yêu cầu thường hay sử dụng như: danh sách tuyển sinh. Danh sách học sinh theo độ tuổi c) Các menu thống kê: Khi bạn kích lựa chọn sẽ xuất hiện danh sách các số liệu thống kê để bạn lựa chọn. d) Menu In báo cáo: Một số mẫu báo cáo đã được tạo sẵn và theo truy vấn điều khiển trên các Form tương ứng. Ví dụ muốn in danh sách học sinh lớp 4A bạn làm như sau: Bước 1: Mở Form Lớp rồi clich vào nút về đầu hoặc về cuối trên Form Lớp để tìm đến lớp 4A. Bước 2: Clich chon menu In báo cáo 1 rồi clich Danh sách học sinh để mở báo cáo danh sách học sinh của lớp 4A. Bước 3: Mở lệnh in để in danh sách học sinh Lớp 4A 2. CÁCH NHẬP DỮ LIỆU VÀO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÍ HỌC SINH ĐĂNG AN a). Cập nhật bảng Trước khi nhập dữ liệu lí lịch học sinh vào Chương trình quản lí học sinh Đăng An bạn phải cập nhật dữ liệu vào các bảng của chương trình. Nếu không cập nhật trước các bảng trong chương trình thì bạn không thể nhập được hồ sơ học sinh và chương trình sẽ luôn báo lỗi. Cách cập nhật các bảng trong chương trình thực hiện như sau: - Bước 1: Trên menu của chương trình clich chọn menu cập nhật bảng sẽ ra các danh sách bảng. - Bước 2: Clich chọn bảng cần cập nhật để mở bảng cần nhập. - Nhập dữ liệu vào bảng. b). Cách nhập lí lịch học sinh vào Chương trình quản lí học sinh. - Mở Form nhập lí lịch học sinh. - Trên danh sách học sinh thứ tự chọn danh sách học sinh trống. - Gõ phím Enter để di chuyển đến các trường để nhập lí lịch học sinh. - Khi nhập đủ các trường cần thiết clich nút lưu để lưu dữ liệ vừa nhập. Lưu nhập c). Nhập kết quả giáo dục hai mặt của học sinh - Mở Form Lớp. * Nhập hạnh kiểm: - Clich chon nút lệnh “Nhập hạnh kiểm” trên Form lớp để mở Form nhập hạnh kiểm dạng datasheet. - Nhập hạnh kiểm cho học sinh củat lớp đó. * Nhập kết quả học tập của học sinh: - Clich chọn nút lệnh “Nhập điểm” trên Form lớp để mở Form nhập điểm dạng datasheet. - Nhập điểm học sinh theo từng môn học theo từng cách đánh giá theo đinh lượng và định tính theo quy định đánh giá của Bộ GD&ĐT. Clich mở Form để nhập hạnh kiểm Clich mở Form để nhập kết quả học tập Nhập Nhập kết quả học tập 3. XUẤT DỮ LIỆU RA EXCEL; NHẬP DỮ LIỆU TỪ EXCEL VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU CHƯƠNG TRÌNH ĐĂNG AN. a). XUẤT DỮ LIỆU RA EXCEL: Chọn đối tượng cần xuất ra Excel. Vào File trên menu Access (hoặc menu xuất nhập khẩu data) /Export (xuất khẩu ra Excel). Clich chọn xuất hiện cửa sổ. Tại Save as type chọn Microsoft Excel 97-2003 clich chọn các dấu kiểm. Tại Save in chọn thư mục xuất khẩu ra. Chọn Export. chọn Chọn thư mục Chọn kiểu File Chọn dấu tích Clich Kết quả xuất khẩu dữ liệu ra Excel. b). NHẬP KHẨU DỮ LIỆU VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU ĐĂNG AN: - Chuyển về cửa sổ cần nhập khẩu dữ liệu về. - Vào File\Get data\Import (hoặc vào xuất nhập khẩu data\nhập khẩu dữ liệu về). - Tại Files of type chọn loại File cần nhập khẩu về. - Tại Look in chọn đường dẫn và File cần nhập khẩu về. Chọn cửa sổ đến Clich - Clich nút ImPort. Chọn Thư mục chứa File Chọn File Chọn kiểu File Clich Chọn Clich Tạo một bảng mới Vào bảng đã có Clich Rồi clich 4. LẬP TRUY VẤN KẾT QUẢ GIÁO DỤC HAI MẶT CỦA HỌC SINH Khi đã nhập xong phần kết quả đánh giá hai mặt của học sinh (học tập và đạo đức), để biết được kết quả đánh giá hai mặt trong năm học hay học kì thì bạn cần phải làm một số thao tác để đưa kết quả đánh giá đã nhập vào kết quả đánh giá xét lên lớp hay ở lại. Cách làm như sau: -Điều kiện: Form nền phải đặt ở năm học hiện hành. Lịch của máy tính cũng phải hiển thị ngày tháng năm hiện hành. -Bước 1: Xuất khẩu bảng “DiemHS” và “HanhKiem” sang Excel. -Buớc2: Nhập khẩu DienHS và HanhKiem học sinh từ Excel (vừa xuát khẩu ra) về năm học hiện hành. -Bước 3: Trên Form lớp tại vùng đỏ (cẩn thận) clich hai nút Điển HN và HK N.Học để chạy truy vấn. Bước 4: mở Query Diem4_5 hoặc Diem_1,2,3 để kiểm tra lại. Bước 5: Chuyển sang bảng (table) để lưu trữ tính toán). IV. HIỆU QUẢ KHI SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH - Chương trình quản lí học sinh Đăng An đã được sử dụng hiệu quả trong việc quản lí học sinh trong Trường tiểu học N’ Trang Lơng 2 từ năm học 2006-2007 đến nay. Từ năm học 2008-2009, Chương trình quản lí học sinh Đăng An lại được phổ biến rộng rãi sử dụng trong các trường tiểu học của xã Êa Yông và Trường tiểu học Trần Quốc Tuấn của Thị trấn Phước An. Điều đáng lưu ý nữa là toàn bộ dữ liệu học sinh tiểu học của xã Êa đã và đang học tại các trường tiểu học trong xã Êa Yông và học ở Trường tiểu học Trần Quốc Tuấn Thị trấn Phước An đều cập nhật chung vào một cơ sở dữ liệu để theo dõi quản lí lấy các số liệu thống kê học sinh tiểu học của toàn xã. - Nhờ việc sử dụng chương trình quản lí học sinh Đăng An mà đã đảm bảo được các cầu của người sử dụng là : nhanh chóng-Chính xác-Lưu trữ gọn nhẹ- và có tính bảo mật hồ sơ. Giúp cho các nhà quản lí giáo dục của xã Êa Yông dễ dàng xử lí thông tin, lấy các dữ liệu, các số liệu thống kê cần thiết của học sinh tiểu theo yêu cầu công việc của mình. -Lập các báo cáo khi cần nhanh chóng, có đầy đủ các số liệu thống kê tự động và ngày tháng in báo cáo. Cập nhật số liệu kịp thời và sắp xếp biên chế lớp nhanh chóng chính xác. V. BÀI HỌC KINH NGHIỆM Sau khi xây dựng và sử dụng Chương trình quản lý học sinh Đăng An tôi đã rút ra một số kinh nghiệm sau: Phải luôn cập nhật những thông tin chế độ, chính sách, các biểu mẫu thống kê của các cơ quan quản lí giáo dục để thiết kế chương trình đáp ứng các yêu cầu cần thiết khi sử dụng. phải không ngừng học hỏi, xem một số chương trình mẫu để học được kinh nghiệm của một số người thiết kế chương trình trên máy tính. Phải biết tham khảo nhiều tài liệu tìm những kiến thức cần thiết để thiết kế chương trình theo yêu cầu đặt ra. Phải có lòng say mê với công việc, kiên trì, biết vượt khó để đạt được mục tiêu mình đã định. Phải luôn có tư tưởng vững vàng, kiên định, cầu tiến, nỗ lực vươn lên để hoàn thành công việc ngày càng tốt hơn, tránh tư tưởng ỉ lại trông chờ vào người khác, tư tưởng tự mãn, tự phụ mà thủ tiêu sự cố gắng vươn lên của bản thân trong quá trình công tác. VI. Ý KIẾN - KIẾN NGHỊ Người thiết kế ra chương trình này không được đào tạo cơ bản mới chỉ có trình độ tin học văn phòng B nên chương trình còn nhiều hạn chế, nhất là phần thiết kế trên modulo lập trình bằng ngôn ngữ Visual Basic chưa được thực hiện. Để cho chương trình ngày càng được hoàn thiện, người làm ra chương trình này mong muốn được các cấp lãnh đạo quan tâm giúp đỡ, tạo điều để tiếp tục được đào tạo cơ bản để nâng cao trình độ. Xin chân thành cảm ơn! Mọi đóng góp ý kiến xin liên hệ: Phạm Ngọc Đôn. Giáo viên trường tiểu học N’ Trang Lơng Krông Păc Dak Lak. Điện thoại: 0500.3520429. NR: 0500.522062. DĐ: 0914722635. Email : thaidangan@yahoo.com. thaiann2@gmail.com