Quản lý nhà nước về văn bản và công tác văn thư lưu trữ tại công ty xây dựng và cấp thoát nước Quảng Nam

à quản lý văn bản. Trước hết trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan và cán bộ công chức. 3. Là phải xây dựng quy chế hoạt động công tác văn thư của cơ quan. Có quy chế mới tăng cường chế độ trách nhiệm, chống được những việc làm tùy tiện, thiếu khoa học. 4. Là phải nâng cao trình độ của công chức làm công tác văn thư trên hai phưong diện : một là công chức văn thư phải hiểu biết về pháp luật không những luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, luật hành chính mà còn nắm pháp luật về chế độ BHXH, BHYT có như vậy mới giúp được Thủ trưởng cơ quan quản lý tốt văn bản quản lý Nhà nước. Phần III : Một số giải pháp để nâng cao chất lượng văn bản đi và quản lý văn bản ở Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam I. Một số giải pháp: Từ một số vấn đề về Lý luận về văn bản và quản lý văn bản nói chung, văn bản quản lý Nhà nước nói riêng và thực trạng của tình hình văn bản và công tác quản lý văn bản ở Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam trong mấy năm qua, những ưu, khuyết điểm, nguyên nhân và bài học của nó ta có thể nêu lên một số biện pháp để nâng cao chất lượng quản lý văn bản ở Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam như sau: 1.Giáo dục cho cán bộ công chức làm công tác văn thư và công tác xử lý giải quyết văn bản giúp thủ trường cơ quan có nhận thức tốt về tầm quan trọng của văn bản và quản lý văn bản trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam. Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam là một doanh nghiệp Nhà nước dưới sự quản lý của UBND tỉnh, trực tiêp là Sở Xây dựng Quảng Nam, đặc biệt, Công ty hiện đang thực hiện cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước nên số lượng và chủng loại văn bản quản lý Nhà nước ban hành rất nhiều và đa dạng do đó đòi hỏi cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ phải nắm bắt kịp thời để thực hiện đúng chính sách pháp luật. 2. Phải quy định chế độ trách nhiệm và tăng cường chế độ trách nhiệm trong cán bộ công chức làm công tác văn thư và xử lý giải quyết văn bản. Đó là: Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan trong việc quản lý và giải quyết văn bản đi, đến trong cơ quan; Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính – Quản trị giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan quản lý và giải quyết văn bản đi đến trong cơ quan. Trách nhiệm của cán bộ văn thư trong việc giúp Thủ trưởng cơ quan, Trưởng phòng Hành chính – Quản trị làm công tác quản lý và giải quyết văn bản. Trách nhiệm của các phòng chuyên môn, của công chức các phòng đó tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ được giao có trách nhiệm giúp Thủ trưởng cơ quan giải quyết văn bản chính xác kịp thời đúng pháp luật của Nhà nước. Hoạt động văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ và được thực hiện bởi một tập thể cán bộ công chức giữ những vị trí khác nhau với những chức danh khác nhau trong cơ quan quản lý Nhà nước. Hoạt động văn thư muốn được tổ chức tốt trước hết phụ thuộc vào yếu tố lãnh đạo. Lãnh đạo - người chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của cơ quan trong đó có hoạt động văn thư cần phải quan tâm đúng mức đến vấn đề văn bản quản lý và quản lý văn bản trên cơ sở hiểu rõ chức năng, vai trò của công tác này trong hoạt động quản lý. Nắm vững nội dung các văn bản của Nhà nước về hoạt động văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt việc ban hành và quản lý văn bản. II. Xây dựng quy chế hoạt động văn thư cho cơ quan: Để việc giải quyết, ban hành và quản lý văn bản tốt cần phải có quy chế hoạt động văn thư. Quy chế hoạt động văn thư cơ quan cần tập trung vào những vấn đề sau: Đề ra các nguyên tắc chung về tổ chức hoạt động văn thư trong cơ quan, quy định cụ thể về trách nhiệm. Thực hiện và chỉ đạo hoạt động văn thư, xác định rõ mối quan hệ giữa bộ phận văn thư chuyên trách với các phòng chuyên môn. Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam đang thực hiện hình thức văn thư hỗn hợp, một số khâu như nhận, giữ, nhân bản, đăng ký văn bản, soạn thảo văn bản ... được tiến hành ở các phòng chuyên môn nên phải có những quy định cụ thể trong mối quan hệ này. Quy định cụ thể từng nội dung công việc trong mỗi tác nghiệp văn thư: soạn thảo, quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập và nộp hồ sơ. Việc xây dựng quy chế hoạt động của công tác văn thư sẽ đưa công tác này vào nề nếp, khoa học, tránh được những việc làm tuỳ tiện thì công tác xử lý ban hành và quản lý văn bản mới tốt hơn. Nâng cao trình độ cho cán bộ văn thư và cán bộ công tác chuyên môn xử lý giải quyết văn bản : Cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách và cán bộ công chức chuyên môn ở các phòng chuyên môn giúp Thủ trưởng xử lý văn bản đều phải được đào tạo, bồi dưỡng trang bị kiến thức, am hiểu các quy định của Nhà nước trong các văn bản đã được ban hành để đưa công tác văn thư vào nề nếp như: Luật sửa đổi bổ sung luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, Nghị định của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Ở Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam hiện nay, không những công chức làm công tác văn thư chuyên trách làm công tác quản lý văn bản mà ở các bộ phận công tác chuyên môn, nhất là đối với phòng Nhân sự - Tổng hợp có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan giải quyết văn bản và quản lý văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình. Vì vậy cần được trang bị kiến thức công tác văn thư xử lý văn bản. Đây là biện pháp cần thiết nên thực hiện sớm vì hiện nay hầu hết cán bộ văn thư của cơ quan chưa được trang bị kiến thức chuyên môn cần thiết. Nghiên cứu áp dụng các phương tiện hiện đại và đổi mới công tác văn thư- lưu trữ nhằm nâng cao năng suất lao động, giảm nhẹ sức lao động và tăng văn minh hành chính trong hoạt động ở cơ quan. Kết luận chung Quản lý văn bản nền hành chính Nhà nước và công tác văn thư lưu trữ là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước nhu cầu thông tin ngày càng nhiều, đa dạng và biến đổi là yêu cầu không thể thiếu được. Vai trò phục vụ, trao đổi thông tin của văn bản quản lý Nhà nước nhằm đảm bảo cho từng bộ phận, từng đơn vị trong cơ quan Nhà nước được cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, để tạo điều kiện cho các cơ quan hoạt động có hiệu quả. Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, vai trò Quản lý Nhà nước về văn bản và công tác văn thư lưu trữ ở Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam ngày càng được tăng lên và có ý nghĩa lớn hơn trong quá tình trao đổi và truyền đạt thông tin nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị, sản xuất kinh doanh của đơn vị. Chính vì vậy Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam rất chú trọng đến công tác văn thư lưu trữ. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô Trường Chính Trị Quảng Nam đã trang bị cho tôi kiến thức Quản lý Nhà nước về các lĩnh vực Quản lý Nhà Nước về văn bản và công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam để tôi có điều kiện tìm hiểu thêm về công việc mình đang làm. Xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Văn Hưng đã tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành khóa luận này./. Mục lục Tiêu đề Trang Phần mở đầu 1 Phần I: Một số vấn đề chung về văn bản và quản lý văn bản 3 I. Khái niệm và phân loại văn bản .............................................................. 3 1. Khái niệm văn bản ....................................................................................... 4 2. Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản QLNN ...................... 4 II: Chức năng của văn bản Quản lý Nhà nước ........................................... 6 1. Chức năng thông tin ..................................................................................... 6 2. Chức năng Quản lý ...................................................................................... 7 3. Chức năng pháp lý ....................................................................................... 7 4. Các chức năng khác .................................................................................... 8 III: Vai trò của văn bản trong hoạt động quản ly Nhà nước ..................... 8 1. Bảo đảm thông tin trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà Nước ........... 8 2. Vai trò truyền đạt các quyết định Quản lý .................................................. 9 3. Vai trò kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý ........ 9 4. Văn bản đóng vai trò trong việc xây dựng hệ thống pháp luật .................... 9 Phần II: Thực trạng quản lý văn bản tại Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam ......................................................................... 10 I. Khái Quát chung cơ quan Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam ................................................................................................. 10 II. Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành và quản lý văn bản tại Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam.............................................. 14 1. Văn bản đến và quản lý văn bản đến ........................................................... 14 2. Văn bản đi và việc xử lý, quản lý văn bản đi .............................................. 15 III. Đánh giá ưu khuyết điểm, nguyên nhân .............................................. 15 1. Về tình hình tiếp nhận và xử lý văn bản ..................................................... 15 2. Về soạn thảo, ban hành văn bản .................................................................. 16 3. Nguyên nhân ưu, khuyết điểm .................................................................... 17 IV. Một số bài học trong công tác Quản lý văn bản ở Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam.................................................................... 18 Phần III: một số giải pháp để nâng cao chất lượng văn bản đi và quản lý văn bản ở Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam............. 19 I. Một số giải pháp ........................................................................................ 19 II. Xây dựng quy chế hoạt động văn thư cho cơ quan ............................... 20 Kết luận .......................................................................................................... 21