Nghệ thuật lãnh đạo - Bài 6: Nghệ thuật ra quyết định

ự tham gia của nhân viên vào thực hiện quyết định. Ngược lại, càng có nhiều người tham gia vào việc ra quyết định thì càng mất nhiều thời gian hơn, nhưng sau đó thì việc thực hiện sẽ dễ dàng hơn và nhân viên sẽ sốt sắng thực hiện nhanh hơn. THỜI GIAN VÀ QUYẾT ĐỊNH QUYẾT TÂM QUYẾT ĐỊNH CHUẨN BỊ Thời gian QUYẾT ĐỊNH THỰC HIỆN QUYẾT TÂM THỰC HIỆN Quyết định của cấp quản lý Quyết định của ê kíp Hai phương pháp nêu ra trên đây chỉ là đề nghị. Một khi bạn đã phát triển tốt kỹ năng ra quyết định thì những quá trình tương tự sẽ trở nên tự động. Bạrl hãy nhớ là việc ra quyết định có sự tham gia của người khác không thể áp dụng trong mọi tín h huống và những thuận lợi có thể bị vô hiệu hóa tùy thuộc vào vấn đề. Việc ra quyết định có tham gia của người khác tốn nhiều thời gian, và bao gồm việc thảo luận, xung đột và tranh cãi. Khi nhóm phát triển thì việc điều phối trở nên khó khăn hơn và hiệu quả có thể bị trì trệ. Các nhóm cùng làm việc với nhau thường có thể trở nên quá tự mãn. Sự gắn bó chặt chẽ có thể dẫn đến sự giống nhau trong nhóm. Sự giốngg nhau này đưa đến tính giống nhau trong nhóm làm cho họ dễ dàng đồng ý với nhau. Nhóm cũng có thể trở nên kiêu căng về quyết định của họ, tin rằng họ luôn luôn đúng. Điều này có thể vô cùng có hại cho tính sáng tạo và tinh thần ganh đua của nhóm. Điều này được gọi là suy nghĩ theo nhóm. Hãy cảnh giác với những dấu hiệu sau đây : Nhóm không lưu tâm đến nguy hiểm, chấp nhận quá nhiều rủi ro và cho rằng mọi việc sẽ diễn ra như dự kiến. Nhóm tiến hành quyết định theo suy luận riêng của mình do đó có thể không để ý đến những cơ hội từ bên ngoài. Nhóm tin rằng quyết định của nhóm là đúng về mặt đạo đức, bất chấp những thói quen trong ngành nghề. Nhóm đánh giá các đối thủ cạnh tranh bên ngoài một cách tiêu cực theo kiểu rập khuôn. Nhóm gây sức ép với bất kỳ thành viên nào bất đồng với nhóm, kết tội người này là không trung thành. Các thành viên của nhóm không phát biểu sự dè dặt hoặc những lập luận chống lại với quyết định của nhóm. Nhóm tin rằng mọi thành viên đều đồng ý với quyết định đã đưa ra ; im lặng là đống ý. Một số thành viên của nhóm tin rằng vai trò của họ là bảo vệ nhóm khỏi các thông tin về sự tiến bộ có thể đe dọa “cảm giác về sự thống nhất” của nhóm. Hiển nhiên là suy nghĩ theo nhóm là một sự đe dọa những quyết định có hiệu quả và có tính sáng tạo. Nhận biết được sự hiện diện của suy nghĩ theo nhóm là quan trọng. Để chống lại suy nghĩ theo nhóm Thừa nhận là suy nghĩ theo nhóm tồn tại. Là người lãnh đạo bạn nên giữ lập trường trung lập khi phân công nhiệm vụ ra quyết định. Chấp nhận và khuyến khích phản đối, nghi ngờ và phê bình. Luôn nghiên cứu các phương án không được ưa thích ; khuyến khích “nhân tố cải tiến” trong nhóm. Chia nhóm làm đôi để xem xét các phương án. Phải tỉnh táo đối với những tín hiệu cảnh báo từ các đối thủ cạnh tranh. Sau khi đạt được thỏa thuận, hãy gợi ý nhân viên tham gia bình luận về những điều còn nghi ngờ. Hãy mời chuyên gia bên ngoài tham vấn khi ra quyết định quan trọng có tính chất sống còn. Hãy thăm dò những quyết định bằng cách thử nghiệm với đồng nghiệp đáng tin cậy bên ngoài nhóm. Thành lập một số nhóm làm việc trên cùng một vấn đề nếu điều đó thật sự là quan trọng. Các yếu tố cần xem xét khi lôi kéo nguưđi khắc tham gia vào quyết định (Check list) BẠN HÃY TỰ HỎI BẠN ĐÃ CÂN NHẤC NHỮNG ĐIỂM NÀY CHƯA? CÔNG VIỆC Tính phức tạp của quyết định cần phải đưa ra ? Những ràng buộc nào chúng ta tó thể gặp phải ? Những hệ quả có của các giải pháp khác nhau ? TỔ CHỨC Có bao nhiêu thời gian ? Tổ chức có thường áp dụng một kiểu ra quyết định nào đó hay không ? Việc ra quyết định có liên quan đến vấn đề quyền lực nào không ? Nguồn lực chúng ta có sẵn hay không ? NHÂN VIÊN Trình độ chuyên môn mà nhân viên có thể đóng góp ? Việc thực hiện giải pháp có tùy thuộc vào sự chấp nhận của nhân viên hay không ? Nhân viên của tôi mong đợi những gì ? Những nhu cầu (phát triển) của nhân viên của tôi là gì ? CHÍNH BẠN Những giá trị riêng của tôi có thể ảnh hưởng đến quyết định ? Tôi tin tưởng nhân viên tham gia vào quyết định ở mức độ nào ? Những giả định của riêng tôi về nhân viên của tôi ? Nghiên cứu tình huống TRƯỜNG HỢP CỦA DŨNG Dũng là chủ một cơ sở kinh doanh nhỏ sản xuất và kinh doanhgạch men. Anh có hai cửa hàng tiêu thụ, mỗi cửa hàng có một người quản lý và 5 nhân viên. Cơ sở sản xuất nhỏ của anh do người anh họ là Ngọc quản lý và thuê 32 công nhân. Gần đây, lợi nhuận của anh giảm đột ngột. Anh cần phải làm điều gì đó đối với việc sụt giảm này. Anh đã suy nghĩ vấn đề này gần một tuần nay và tự mình quyết định rằng lợi nhuận giảm sút ắt là do nhân viên làm việc không hiệu quả. Anh đã để ý thấy rằng nhân viên của một trong các cửa hàng của anh có vẻ lười biến và lơ đãng. Trong khi đó, cửa hàng của Hiếu ở BiênHòa, cũng bán cùng loại sản phẩm như anh lại có vẻ bán được hơn bao giờ hết. Dũng quyết định cắt bớt số nhân viên tại cả 3 địa điểm làm việc và tin rằng điều này sẽ phục hồi khả năng sinh lợi của anh. Anh đã ra quyết định và thông báo cho nhân viên ngay lập tức. Câu hỏi thảo luận. Dũng đã xem xét vấn đề của anh đủ cặn kẽ chưa? Anh đang xử lý triệu chứng hay nguyên nhân ? Anh có thực sự biết được nguyên nhân của vấn đề không ? Rõ ràng, anh cho rằng nhân viên của mình làm việc không hiệu quả mà không cần tham khảo ý kiến của những nhân viên quản lý hoặc bất kỳ ai khác - anh đã không nhìn vấn đề sâu hơn. Có lẽ bạn sáng suốt hơn Dũng. Bạn hãy cố gắng xác định những nguyên nhân có thể có đối với vấn đề của Dũng. Lý do gì khiến Dũng đã ra quyết định trên ? Nghiên cứu tình huống Trường hợp : PHƯƠNG PHÁP NHẤT TRÍ CỦA KIM Lần đầu tiên, Kim được định vào vị trí quản lý cách đây 2 tháng. Kim hiện đang thưc sự đứng trước quyết định quan trọng đầu tiên : Cần đặt ra những chỉ tiêu kết quả nào ở đầu ra cho năm tới. Kim biết rằng nếu cô làm tốt công việc thì Kim sẽ thật sự được ban quản trị cấp cao chú ý. Kim cảm thấy mình quá quen với việc ra quyết định và đã học xong khóa về “Chiến lược ra Quyết địn”. Kim có trọn vẹn một tháng để nộp những con số nên không cảm thấy mình bị hốt thúc về thời gian. Cô nghĩ rằng nhân viên của mình nên được tham gia vào mọi quyết định. Kim tin tưởng hoàn toàn vào phương pháp nhất trí. Kim triệu tập một cuộc họp với 12 nhân viên và trình bày với họ về quyết định cần có : “Những chỉ tiêu đề ra cho năm tới nên là bao nhiêu ?” Dĩ nhiên là Kim có một số ý kiến riêg nhưng cô tin rằng con số của nhân viên của mình có thể thực tế hơn. Kim công bố ở cuộc họp : “Chúng ta đều biết rằng chúng ta phải quyết định. Tôi muốn các anh chị ra quyết định về chỉ tiêu của chúng ta trong năm tới. Chúng ta hãy thảo luận về đề tài này”. Và Kim ngạc nhiên với những bình luận phát ra sau đó. “Đúng, những chỉ tiêu hiện tại là quá cao, dứt khoát phải giữ nguyên”. “Chúng ta có thể nâng kết quả lên gấp đôi nếu các anh chị cứ theo những đề nghị của tôi mà làm”. “Tôi đã làm việc quá sức rồi” “5% là nhất”. “Tôi cần trang bị máy mới nếu chị muốn tăng”. “Các đơn vị khác phải làm gì ?” "Chúng tôi có được thêm tiền ngoài giờ không ?” “Chúng ta có thể sản xuất nhiều hơn nếu Hùng đảm đương phần việc của mình”. Toàn bộ cuộc họp diễn ra như vậy và sau đó giải tán mà không có quyết định nào được đưa ra. Kim đã họp nhân viên của mình hai lần nữa trước khi nhận thấy rằng hạn chót đã gần kề. Cô phải có chỉ tiêu nộp vào thứ ba tới, chỉ còn cách 8 ngày. Kim có thể đã thấy rằng sự nhất trí không có kết quả và quyết định cho mọi người bỏ phiếu về chỉ tiêu đề nghị. Ngày thứ sáu Kim yêu cầu bỏ phiếu và khăng khăng đòi những dự đoán phải cao hơn năm nay. Kim nói rằng Kim sẽ theo ý kiến của đa số. Cả nhóm bỏ phiếu. Bảy trong số 12 nhân viên bỏ phiếu tăng 7% so với chỉ tiêu năm ngoái. Gần như một nửa sốnhân viên rời cuộc họp lầm bầm “quá thấp” hoặc “quá cao”. Kim thật sự chán nản. Tất cả các đơn vị khác đặt chỉ tiêu ít nhất 15% cao hơn chỉ tiêu năm ngoái. Cô đã hy vọng tăng ít nhất là 20% trên kết quả hiện nay. Cô không còn biết phải làm gì. Kim đang đứng trước một quyết định quan trọng khác. Cô có thể hoặc đặt ra chỉ tiêu cho đơn vị mình, điều này có nghĩa là không quan tâm đến việc tham gia ra quyết định của nhân viên mà cô đã khuyến khích mạnh mẽ, hoặc nói với X rằng cô chỉ có thể tăng 7% . Cách nào cũng làm Kim thất bại cả. Câu hỏi : Bạn nghĩ Kim lẽ ra nên đùng phương pháp quyết định nào ? Tại sao bạn đề nghị một phương pháp khác ? Kim có phạm sai lầm không khi cố gắng cho nhân viên tham gia vào việc ra quyết định ? Nếu có, thì đó là những sai lầm gì ? Bạn có thể khuyên Kim nên làm gì bây giờ ?