Nghệ thuật lãnh đạo - Bài 4: Nghệ thuật ủy quyền

ư mong muốn hay không ? Điều đầu tiên mà bạn phải đánh giá là mức độ hoàn thành công việc như thế nào ? Điều này có thể thực hiện tương đối dễ dàng nếu như bạn cẩn thận, ngay từ giai đoạn đầu, thiết lập những chỉ tiêu và thỏa thuận về kết quả mong đợi. Nếu công tác thoả mãn hoặc vượt qua những tiêu chí thỏa thuận thì nó đã thành công. Còn nếu như chưa được như vậy, bạn cần nghiên cứu tìm tòi đào sâu hơn nữa. Bạn có giải thích công tác đầy đủ chưa ? Bạn có theo dõi thường kỳ hay không? Bạn có được nhân viên tận tâm, gắn bó hay không ? Hoặc giả là nhân viên không tuân thủ những điều đã thỏa thuận. Nếu đúng như vậy thì lần sau bạn sẽ theo dõi sát sao hơn. Bạn hãy nhớ rằng, người được ủy quyền đã thỏa thuận hoàn thành công tác. Anh ta chịu trách nhiệm trước bạn cũng như bạn chịu trách nhiệm trước “xếp” của bạn. Nếu có những sai lầm do không cố ý, bạn nên xem xét chúng một cách lô gích. Xem xét trên khía cạnh công việc hơn là trên cá tính. Rà soát lại các phương pháp làm việc đã sử dụng mà không chỉ trích gay gắt. Nên cố gắng phê bình xây dựng mà thôi. Người được ủy quyền Rà soát lại xem người được ủy quyền đã đáp ứng những thách thức như thế nào. Xem xét cách thức arth ta thực hiện công việc. Anh ta có quyết tâm và có óc phán đoán không ? Quan trọng nhất là rà soát công việc và quá trình ủy quyền để đảm bảo hiệu quả của nó như là một công cụ phát triển. Người được ủy quyền có học tập được qua việc hoàn thành công tác hay không ? Một số kỹ năng có được nâng cao ? Điểm yếu có được đề cập ? Nếu nhân viên cảm thấy thỏa mãn khi hoàn thành công tác và công tác được hoàn thành tốt đẹp, thì mục tiêu phát triển coi như đã đạt được. Bạn nên đặt câu hỏi không những nó đã giúp được gì cho một cá nhân mà còn có ích gì cho chính bạn và tổ chức, cơ quan. Bạn / Quá trình ủy quyền Xem xét bạn đã thực hiện việc ủy quyền như thế nào. Bạn có cảm thấy thoải mái khi chấp nhận trách nhiệm cuối cùng của công việc hay không ? Bạn có theo các bước của ủy quyền thành công hay là trở lại cách làm cũ ? Bạn cần phải nhận thức được giá trị của ủy quyền đối với bản thân bạn về việc gia tăng quỹ thời gian và có được những rthân viên có năng lực và nhiệt tình hơn. TÓM TẮT KIỂM ĐIỂM : các điểm chủ yếu Công tác : công tác có được hoàn thành tốt khi so sánh với mục tiêu đặt ra, kết quả mong đợi và với các tiêu chuẩn đã được thiết lập hay không ? Người được ủy quyền : Anh ta có phát triển qua công tác được ủy quyền hay không ? Anh ta có điều chỉnh các khuyết điểm và nâng cao kỹ năng không ? Bạn / quá trình ủy quyền : Bạn có thoải mái với tư cách là người ủy quyền không ? Bạn và cơ quan có được lợi ích gì không ? BẠN SẼ LÀM GÌ LẦN SAU ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ỦY QUYỀN ? Đến đây bạn đã khảo sát qua một hệ thống để ủy quyền thành công. Có thể nó có vẻ ít nhiều phức tạp và liên quan đến nhiều thứ trong giai đoạn này, tuy nhiên bạn sẽ thấy nó trở nên dể dàng khi bạn thực hiện càng nhiều. Một khi bạn đã quen với ủy quyền hiệu quảvà bắt đầu thấy được những lợi ích mang lại cho nhân viên của bạn, cho cơ quan của bạn và cho chính bạn, thì mọi chuyện sẽ trở lên gần như là tự động. Bạn chỉ cần thỉnh thoảng duyệt qua các giai đoạn để tự nhắc bạn những gì quan trọng mà thôi. Cuối cùng, bạn nên có hồ sơ theo dõi chi tiết của những công tác đã được ủy quyền. Trong thực tế bạn không phải chỉ ủy quyền một người mà vài người hoặc nhiều người và thông công tác khác nhau này diễn ra ở những giai đoạn khác nhau. Bạn có thể theo dõi quá trình này để biết ai đang làm gì và khi nào trên một biểu mẫu khá đơn giản. Phần 3 Bài tập 1 Bạn đánh giá như thế nào về việc ủy quyền của ông Đạo trong các trường hợp sau đây : 1. Ông Đạo bảo một nhân viên là anh ta phải thông báo cho tất cả các điểm bán hàng biết là công ty sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới. Ông ta gửi một mẫu tin : “Anh hãy lo việc này và báo cho tôi biết khi nào làm xong”. Bình luận : 2. Ông Đạo bảo một nhân viên rằng anh ta cần phải thông báo cho tất cả các nhà phân phối là công ty sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới. Ông Đạo gửi một thông báo nội bộ (memo) đính kèm một bộ tài liệu cho nhân viên này và nêu rõ : “Sao chụp các tài liệu sản phẩm và tài liệu bán hàng này, đảm bảo chúng phải rõ nét và gửi cho mỗi điểm bán hàng 02 bản trước thứ năm tuần tới”. Bình luận : 3. Ông Đạo giải thích cho một nhân viên cần phải làm gì (thông báo cho tất cả các điểm bán hàng về một mặt hàng văn phòng phẩm mới) và yêu cầu anh ta lên kế hoạch thực hiện sao cho tốt nhất và trở lại báo cáo cho ông ta sau một tuần lễ. Khi anh nhân viên đã thảo xong kế hoạch, anh ta sẽ thảo luận với ông Đạo. Bình luận : Bảng câu hỏi Bạn đã ủy quyền như thế nào ? TT Nội dung Đúng Sai 1 Tôi không muốn ủy quyền vì chính tôi làm sẽ nhanh hơn. 2 Công việc dồn đống khi tôi đi công tác ra ngoài. 3 Tôi quá bận và không có thì giờ suy nghĩ. 4 Tôi luôn luôn phải mang việc về nhà. 5 Tôi không ủy quyền bởi vì nhân viên của tôi có thể học được nhiều điểu như tôi và tôi có thể bị thay thế. 6 Tôi không muốn cho người khác những kinh nghiệm mà tôi phải vất vả mới có được. 7 Tôi phải hoãn lại các công việc quan trọng bởi vì tôi quá bận lên không thể hoàn thành chúng được. 8 Nhân viên của tôi than phiền rằng họ không được giao trách nhiệm hoặc thảo luận về các quyết định. 9 Tôi biết rằng tôi phải dàrth nhiều thời gian hơn cho công tác lập kế hoạch thưng mà tôi không có thì giờ. 10 Nhân viên của tôi dường như chẳng bao giờ có tiến bộ khi làm việc gì cả - không có cải tiến cũng không có phát triển. Giải đáp : các sai sai hoàn toàn. Ghi chú : Bảng đầy đủ gồm khoảng 40-50 câu Nghiên cứu tình huống CÔNG TY NƯỚC GIẢI KHÁT HẢI HÀ Ông Hoàng Hải là chủ kiêm giám đốc một công ty tư nhân sản xuất nước giải khát đóng chai có khoảng 100 nhân viên. Ở độ tuổi 48, ông là người rất năng động, giao thiệp rộng, ăn to nói lớn và có nhiều tham vọng. Ông làm việc rất cần cù và kiên quyết sống chết với công việc kinh doanh của mình. Phần lớn các nhân viên đã làm việc cho công ty từ 15 năm hoặc lâu hơn và ông Hoàng Hải đã thuộc tên của từng người. Trong số bốn trưởng phòng của công ty là những người báo cáo trực tiếp cho ông Hoàng Hải, có ba đã làm việc cho công ty từ ngày mới thành lập. Họ là những người có năng lực, có kiến thức và làm việc rất tận tâm. Mức lương, nói chung, của nhân viên trong toàn công ty là thấp so với các hãng khác trong khu vực. Nhà xưởng và văn phòng làm việc thì gọn gàng và vừa đủ để làm việc. Chính văn phòng riêng của ông Hoàng Hải cũng không ra khỏi ngoại lệ đó. Ông Hoàng Hải có một quyển sổ để ở đầu giường ngũ của mình, để mỗi khi thức giấc nữa đêm với những ý tưởng hay, ông có thể ghi lại và thực hiện vào sáng ngày hôm sau. Ông cũng giữ các chi tiết hồ sơ trong phòng riêng mình như doanh số bán hàng, sản lượng, sản xuất, chi phí mua sắm, bảo trì và các bảng biểu đánh giá kết quả công tác khác. Ông tự hào có một hệ thống hồ sơ đầy đủ hơn cả các phòng ban và nhà xưởng công ty gộp lại. Trước đây ông Hoàng Hải cũng đã từng đuổi việc một số nhân viên ngay lập tức vì vi phạm nội quy công ty, nhưng cũng chính ông, trong một vài trường hợp, cho những người này làm việc trở lại một vài ngày sau đó. Ông không ngần ngại phê bình nhân viên khi họ có những quyết định mà ông cho rằng không tốt. Trong các cuộc họp, ông luôn nói thẳng ra mọi điều, không cần úp mở và hầu như luôn luôn quyết định làm theo ý mình. Công ty Hải Hà rất thành công trên thương trường. Công ty chiếm được một thị phần quan trọng và cạnh tranh ngay cả với những công ty lớn hơn nó gấp nhiều lần. Cá tính của ông Hoàng Hải cũng phản ánh tính cách của công ty qua việc nó duy trì mối quan hệ gần gũi với thị trường, năng động, sẵn sàng cạnh tranh và linh hoạt. Đến một hôm, ông Hoàng Hải quyết định rằng đã đến lúc ông cần phải đa dạng hóa hoạt động kinh doanh của mình và sẽ mua hoặc thành lập thêm một công ty khác. Để làm được điều này, ông nhận thức rằng ông cần phải giảm bớt thời gian làm việc tại công ty Hải Hà và giao lại phần lớn những công việc mà hiện nay chính bản thân ông làm cho các trưởng phòng của mình. Câu hỏi: Điều gì xảy ra khi ông Hoàng Hải bắt đầu thực hiện việc ủy quyền cho các trưởng phòng. Liệu dự định của ông trong việc đa dạng hóa các hoạt động kinh doanh của mình có thành công hay không ? Theo Anh / Chị, ông Hoàng Hải cần phải làm gì để gia tăng cơ hội thành công trong việc đa dạng hóa hoạt động kinh doanh của mình ? Từ câu chuyện của ông Hoàng Hải và kinh nghiệm của bản thân, bạn rút ra điều gì năn cản một người lãnh đạo ủy quyền hiệu quả ?