Nghệ thuật lãnh đạo - Bài 3: Quản lí thời gian

vẫn tự làm thì tốt nhất 7 Trong buổi họp, mọi người đều được phép phát biểu bất kể thời gian. 8 Tôi có thời gian biểu để biết mình phải làm gì, ở đâu, bao lâu. 9 Tôi hay dồn việc vào lúc cuối. Hình như tôi làm tốt hơn nếu chịu sức ép. 10 Hàng tuần, tôi có để chút thời gian suy nghĩ về những điều quan trọng trong công việc. 11 Bạn khó nhìn thấy tôi vì bàn làm việc của tôi ngập đầy hồ sơ đang xử lý 12 Tôi hãnh diện vì công việc tôi làm được thực hiện đến mức hoàn hảo. 13 Tôi không quyết định ngay mà đành thêm thời gian để suy nghĩ. Tôi không muốn sai lầm vì hối thúc cho nhanh chóng xong công việc. 14 Tôi bận đến nỗi không còn thời gian gặp bạn bè, người thân. Cái giá của thành công mà ! 15 Nếu không thích tôi sẽ bỏ trôi công việc. 16 Tôi thường ôm đồm quá nhiều việc nên khó làm xong một chuyện gì. 17 Tôi hay lang thang trong cơ quan và nghỉ giải lao lâu. 18 Tôi cố giải quyết thư từ đầy đủ cả 19 Tôi có ấn định thời hạn và tuân thủ theo 20 Tôi có thời gian cho gia đình và bạn bè. Cách tính điểm : - Nếu trả lời “có” cho câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 và “không” cho tất cả những câu còn lại thì bạn đã sắp xếp thời gian của mình tương đối khá hợp lý. - Nếu trả lời “không” cho các câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 hoặc trả lời “có” cho các câu còn lại thì bạn làm mất thời gian quý báu của mình. Bài tập 2 : MỤC TIÊU CỦA BẠN Liệt kê trên giấy những điều bạn muốn thực hiện trong hai, ba năm tới : cá nhân, công việc (kinh doanh và sự nghiệp), gia đình. Hãy viết ra bao nhiêu mục tiêu tùy thích. Hãy để danh sách một bên khoảng vài ngày nếu được. Sau đó xem lại danh sách, thay đổi, sửa chữa, hoàn thiện. Rồi hãy sắp xếp ưu tiên trong từng lãnh vực : cá nhân, công việc, gia đình. Hãy tìm ra 5 điểm quan trọng trong từng lãnh vực. Hãy viết theo thứ rự ưu tiên dựa trên mẫu sau đây : Hãy làm ngay : Mục tiêu của tôi Hãy xét kỹ từng mục đích một và xem xét đâu là điểm thực sự quan trọng nhất. Sắp xếp theo số từ 1. Nếu bạn không thích mức độ chi tiết theo mẫu thì hãy làm như sau : Rất quan trọng Quan trọng Không quan trọng lắm Đặt hạn định thử (khi nào xong ?). Có mục tiêu ngắn hạn, có cái kéo dài hai năm. Bạn hãy tự quyết định. Liệt kê vài phương pháp bạn dùng để đạt mục tiêu. Bạn có thể làm gì để thực hiện mục tiêu của mình ? CÁ NHÂN Ưu tiên trên hết Lãnh vực ưu tiên Mục tiêu Khi nào Cách nào ? 1 2 3 4 5 CÔNG VIỆC Ưu tiên trên hết Lãnh vực ưu tiên Mục tiêu Khi nào Cách nào ? 1 2 3 4 5 GIA ĐÌNH Ưu tiên trên hết Lãnh vực ưu tiên Mục tiêu Khi nào Cách nào ? 1 2 3 4 5 Đây là một thí dụ : Ưu tiên trên hết Lãnh vực ưu tiên Mục tiêu Khi nào Cách nào ? 3 2 Đạt danh hiệu người bán hàng giỏi nhất trong năm 6/1993 Liên hệ với hai khách hàng mỗi tuần. Giữ liên lạc với khách. Tăng thêm đơn đặt hàng Bài tập 3 : ẢNH HƯỞNG ĐỐI VỚI THỜI GIAN - CÁC YẾU TỐ KHÁC Đây là một phương án làm việc có đánh giá về ảnh hưởng đối với thời gian của lãnh đạo. Thí dụ : Mô tả Ảnh hưởng đối với thời gian Cửa luôn mở tiếp nhân viên không cần lý do. Gián đoạn công việc luôn. Không thể theo dự án dài hạn. Không thể tập trung. 1 2 3 Thói quen 1 2 3 Tác phong 1 2 3 Giao tiếp Bài tập 4 : KIỂM SOÁT VÀ CHỦ ĐỘNG Hãy đánh dấu X vào điểm gặp nhau của “Kiểm soát” và “Chủ động”. Nếu bạn đánh giá càng cao thì công việc càng quan trọng đối với bạn. Khả năng kiểm soát và chủ động của bạn là động lực chính của bạn. 1 6 5 4 3 2 1 0 2 3 4 1 2 3 4 5 6 Tôi Người khác Chủ động Kiểm soát Tôi Đây chỉ là một thí dụ nhỏ của một công việc. Nếu bạn xem xét hết công việc trong ngày/tuần, bạn sẽ thấy mình rơi vào khu vực (1). Có nghĩa là bạn đang bị tác động của người khác thay vì kiểm soát được thời gian của mình. Thật ra cũng có những việc bạn không có quyền gì mà chỉ phải làm theo. Đó là thực tế nơi làm việc. Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đã bị người khác tác động lên thời gian của mình do những việc họ đề xuất khởi xướng mà chính bạn không cần phải làm theo. Thí dụ, một người quen cứ mỗi thứ hai lại ghé văn phòng bàn chuyện bóng đá cuối tuần. Anh ta bắt đầu câu chuyện và kéo bạn vào theo. Nếu cứ để xảy ra, thì bạn mất kiểm soát hoàn toàn trong thời gian bàn luận cả tiếng đồng hồ. Vậy hãy cố dành thời gian cho khu vực (4). Không thể bỏ qua những trách nhiệm khó chịu. Nhưng bạn vẫn có thể kiểm soát tình hình ở nhiều cơ hội khác. Thí dụ có thể bàn chuyện bóng đá lúc giải lao. Kiểm soát và chủ động còn có nghĩa “tích cực” và “tiêu cực”. Công việc tích cực là điều cần làm để đạt mục tiêu. Công việc tiêu cực là điều ngăn trở xuất hiện tại văn phòng mỗi ngày cần được giải quyết ngay để công việc chạy đều. Từ ngữ không phải là ý chính. Nhưng cần hiểu làm thế nào phân loại trách nhiệm công việc để có thể tập trung thời gian cho điều ích lợi quan trọng hơn. Bài tập 5 : QUAN TRỌNG VÀ KHẨN TRƯƠNG Hãy xem xét vài việc trong thời gian biểu của bạn. Việc nào quan trọng? Việc nào khẩn? Đánh giá theo khung sau đây. Bạn sẽ hình dung ra được cần phải ưu tiên việc nào. Ưu tiên 2 Ưu tiên 1 Ưu tiên 4 Ưu tiên 3 Ít Nhiều Quan trọng Khẩn trương Nhiều Giao phó : Hãy tự hỏi xem bạn có cần tự làm hay có thể giao việc cho người khác. Nếu giao phó được, vì quyền lợi của cơ quan hay đồng nghiệp, bạn cần gì phải tự làm mất thời gian của mình. Bài tập 6 : Kẻ Cắp Thời Gian Của Tôi Dời việc lại Do dự Lo lắng Họp kém hiệu quả Thiếu tự tin Không giao quyền đủ Hội họp không tổ chức Mệt mỏi Lỗi lầm Cầu toàn Chuyện phiếm Mục đích không rõ ràng Thiếu hướng dẫn Kiểm tra kém cõi Kế hoạch thiếu sót Viết văn kém Nói điện thoại lâu Làm việc của người Không lắng nghe Không dùng thì giờ thuận tiện Không ghi ra giấy các mục tiêu Giao tiếp không rõ ràng Dựa vào ghi chú trên giấy nhỏ Ăn trưa lâu Không dùng mẫu có sẵn Không tiết kiệm thời gian Rình mò nhân viên Không liên tục Không xác định thời hạn Không biết nói “không” Bài tập 7 : Nội dung Có Không 1. Bạn có cần quá 5 phút để tìm thấy một vật trên bàn ? 2. Bạn có thường bối rối khi phải tìm một vật gì trên bàn ? 3. Bạn có đống hồ sơ tồn tại quá lâu trên bàn ? 4. Bạn có đọc và hay lưu thư từ quá nhiều ? 5. Bạn có phải lục tung giấy tờ trên bàn để tìm tài liệu ? 6. Bạn có khó tìm một tài liệu trong tủ hồ sơ ? 7. Bạn có phải rời bàn làm việc mỗi khi lấy vật gì ? 8. Bạn có hồ sơ nào tồn đọng cả tuần ? 9. Bạn có nghĩ sẽ tốt hơn nếu có bàn rộng hơn ? 10. Bạn có để hồ sơ trên bàn mà không ghi chú thời hạn xử lý ? Nếu Bạn trả lời “Có” cho hơn nửa số câu hỏi thì bạn đang bị mất thời gian vì văn phòng bừa bộn quá. Cho dù chỉ có một trả lời “Có” bạn cũng nên tìm cách khắc phục. Nếu trả lời “Không” thì chúc mừng bạn có một nơi gọn gàng ít làm tốn thời gian của bạn. Nhiều người mất nhiều thời gian hồ sơ thất lạc ngay trên đóng tài liệu lộn xộn trên bàn làm việc. Hãy giữ sạch sẽ gọn gàng và ghi nhớ chỗ của mỗi thứ trên bàn làm việc. Bài tập 8 : TÔI CÓ CẦU TOÀN ? Khoanh tròn câu thích hợp với bạn Không thích hợp : 1 Thích hợp chút ít : 2 Hoàn toàn thích hợp : 3 Nội dung Khoanh tròn câu thích hợp 1. Nếu muốn hoàn hảo, tôi phải tự làm lấy mới được 1 2 3 2. Yêu cầu cao đối với bản thân. Không bao giờ bỏ cuộc 1 2 3 3. Tôi sửa nháp 3 lần cho một lá thư 1 2 3 4. Tôi sẽ gia hạn nếu không bằng lòng kết quả. Tôi luôn làm thế 1 2 3 5. Phê bình người khác ở văn phòng cũng như ở nhà 1 2 3 6. Càng đọc các văn bản do tôi viết, tôi càng thấy khó bằng lòng với công việc 1 2 3 7. Khi làm việc tôi hay lưu ý những chi tiết nhỏ 1 2 3 8. Tôi sợ phạm sai lầm . Tôi không vui và người khác cũng thế 1 2 3 9. Nhân viên góp ý rằng tôi khó. Nhưng tôi chỉ muốn mọi điều tốt 1 2 3 10. Tôi không thích nhờ ai giúp đỡ 1 2 3 11. Tôi ít ủy quyền vì tôi phải mất thời gian giám sát luôn 1 2 3 12. Nếu không tin chắc, tôi không bắt tay vào làm công việc 1 2 3 Tổng số điểm : Cộng điểm lại và ghi vào ô. Nếu : > 24 điểm, bạn quá cầu toàn. Bạn bị ám ảnh phải làm mọi việc cho bằng được luôn luôn. Rất ít việc nào làm như ý bạn muốn. Cần phải chấp nhận như vậy nếu không thì bạn lãng phí quá nhiều thời gian. Hãy tin tưởng người chung quanh để giao việc và chú tâm vào việc quan trọng hơn hết mà thôi. Bài tập 9 : LOẠI TRỪ KẺ CẮP THỜI GIAN Kẻ cắp 1 : Làm gì để giải quyết vấn đề ? Người khác giúp đỡ tôi thế nào ? Lập kế hoạch giải quyết vấn đề. Đặt ra hạn định Kẻ cắp 2 : Làm gì để giải quyết vấn đề ? Người khác giúp đỡ tôi thế nào ? Lập kế hoạch giải quyết vấn đề. Đặt ra hạn định Kẻ cắp 3 : Làm gì để giải quyết vấn đề ? Người khác giúp đỡ tôi thế nào ? Lập kế hoạch giải quyết vấn đề. Đặt ra hạn định