Kỹ năng thu thập xử lý thông tin trong lãnh đạo, quản lý của cán bộ cấp cơ sở

ruyền t/tin kg tốt có khi lại phản tác dụng. -Chữ viết( văn bản) củng là hình thức được sử dụng rộng rãi. Hình thức này có ưu điểm cơ bản là rõ ràng, tránh sai lạc và có thể kiểm soát được( giấy trắng, mực đen); người nhận và người giử đều có điều kiện ng/cứu kỹ t/tin; có thể truyền đạt nhanh và thống nhất cao nhiều người ở những địa điểm khác nhau. Nhược điểm của hình thức này là t/tin thường được soạn thao rất lâu, mất nhiều thời gian; sự tiếp thu thường kg đồng đều do trình độ nhận thức khác nhau; nếu cần xử lý t/tin ngược để đi đến thống nhất sẽ mất nhiều thời gian. -Thông tin bằng các p/tiện khác là những hình thức kg dùng lời nói, kg dùng văn bản. Đó là việc sử dụng cử chỉ, thái độ, nét mặt, ánh mắt( ngôn ngữ có thể) hoặc dùng những p/tiện khác nhau để truyền tính hiệu t/tin đa dạng như hình ảnh, sơ đồ, ký hiệu, quy ước… b.Theo chiều của t/tin trong hệ thống q/lý Theo tiêu chí này, có t/tin chỉ thị ( t/tin xuống dưới) và t/tin báo cáo( t/tin lên trên) t/tin ngan và đan chéo. c.Theo tính chất 9 thức -T/tin 9 thức là t/tin được phát đi theo những qui định của tổ chức. -T/tin kg 9 thức là những t/tin được hình thành và ban truyền theo các q/hệ kg 9 thức, do vậy nó gắn liền với sự tồn tại và phát triển của các tổ chức kg 9 thức bên trong và bên ngoài hệ thống q/lý. d.Theo quan hệ với hệ thống -T/tin bên trong( t/tin nội bộ) là những t/tin phục vụ cho bản thân công tác q/lý, bảo đảm tính thống nhất, hiệu quả, hiệu lực của tổ chức. Nhiều t/tin bên trong mang tính chất bí mật khác nhau. Nhà nước ta có những quy định về chế độ q/lý, sử dụng t/tin mật cần tuân thủ. -T/tin với bên ngoài bao gồm t/tin từ môi trường vào tổ chức và t/tin từ tổ chức ra ngoài môi trường. Trong điều kiện hiện nay, mảng t/tin này ngày càng phát triển và có ý nghĩa q/trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. II/ KỸ NĂNG THU THẬP XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CB CẤP CƠ SỞ: 1./Các nd đảm bảo thông tin lãnh đạo quản lý đối với cán bộ cấp cơ sở: a/Thế nào là bảo đảm thông tin: Hệ thống bảo đảm thông tin quản lý là tập hợp các phương tiện, phương pháp, công cụ, tổ chức và con người có liên quan chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện có hiệu quả việc thu thập, lưu trữ, xử lý, cung cấp thông tin cần thiết giúp người lãnh đạo, quản lý thực hiện tốt các chức năng công việc của mình. Hệ thống bảo đảm thông tin phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản là đảm bảo thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời cho công tác lãnh đạo, quản lý. Một hệ thống bảo đảm thông tin có hiệu quả, giúp khắc phục những trợ ngại phổ biến trong tổ chức thông tin, đó là lọc tin, nhiễu tin và quá tải tin. Hệ thống bảo đảm thông tin tốt tạo điều kiện mở rộng khả năng sáng tạo cho người quản lý. Công tác của người cán bộ lãnh đạo, quản lý có thể chia thành hai phần: Thu thập xử lý thông tin và hoạt động sáng tạo trong xử lý thông tin. Hệ thống bảo đảm thông tin hữu hiệu còn làm tăng khả năng xử lý linh hoạt, nhạy bén, kịp thời trong hoạt động quản lý. Bảo đảm thông tin kịp thời, chính xác, tạo điều kiện cho người quản lý có thể nắm vững đối tượng, dự đoán các tình huống có thể xảy ra, biết rỏ những vấn đề, yếu tố tác động của bên ngoài để xử lý kịp thời và đúng đắn. b/Các nguyên tắc bảo đảm thông tin: Có 4 nguyên tắc sau đây: -Nguyên tắc liên hệ ngược: Trong mối quan hệ giữa người lãnh đạo, quản lý, không chỉ có chiều thông tin liên hệ ngược, tức là chiều thông tin từ dưới lên trên. Không có liên hệ ngược thì không thể thực hiện bất kỳ một hành động quản lý nào một cách phù hợp và có hiệu quả. Nguyên tắc liên hệ ngược mặc dù rất hiển nhiên và giản đơn, nhưng trong quản lý thường hay bị xem nhẹ do người cán bộ có quyền lực luôn có xu hướng quan liêu, chủ quan, duy ý chí, coi thường thông tin ngược. -Nguyên tắc đa dạng tương xứng: Hệ thống bảo đảm thông tin phải được phù hợp và tương xứng với độ phức tạp và đặc điểm của đối tượng quản lý. Nói cách khác, đối tượng phức tạp không thể được lãnh đạo, quản lý với sự trợ giúp của hệ thống thông tin quá giản đơn. Ví dụ muốn quản lý được tài nguyên, đất đai ở một địa bàn miền núi Tây nguyên, các số liệu, tư liệu và hồ sơ địa chính, phải được xây dựng bài bản, các quyết định về đất đai, tài nguyên cũng phải được cân nhắc kỹ càng trên cơ sở luật pháp hiện hành. Những quyết định ở cơ sở về đất đai, nếu thiếu thông tin kỹ thuật hoặc thiếu căn cứ pháp lý, thường dẫn đến những hậu quả xấu như tình trạng khiếu kiện kéo dài hoặc vi phạm luật pháp, cán bộ phải chịu kỷ luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật. -Nguyên tắc phân cấp xử lý thông tin: Với các đôí tượng quản lý phức tạp, không thể điều khiển và xử lý thông tin chỉ từ một trung tâm bởi làm như vậy sẽ gặp phài những vấn đề như không thể xử lý lượng thông tin nhiều và đa dạng, phong phú, dễ dẫn tới quyết định sai lầm hoặc quyết định không có hiệu lực. Một hệ thống lớn bao gồm nhiều hệ nhỏ, mỗi hệ nhỏ có tính độc lập tương đối và có đối tượng điều khiển riêng. Nguyên tắc phân cấp đòi hỏi cấp xử lý thông tin phải càng gần với nơi diễn ra sự việc bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu, sao cho vẫn bảo đảm được sự thống nhất của hệ thống. Xử lý hiện nay là cấp cơ sở, cấp thấp nhất trong hệ thống hành chính, ngày càng được phân cấp nhiều chức năng, nhiệm vụ làm cho công việc về xử lý thông tin ngày càng nhiều. Mặt khác, để công việc có hiệu quả, cấp cơ sở (đặc biệt là các doanh nghiệp) cũng cần phải phân cấp quản lý và phân cấp thông tin cho các cấp thấp hơn. -Nguyên tắc hệ thống mở: Nguyên tắc này bảo đảm cho hệ thống thông tin lãnh đạo, quản lý có thể dễ dàng truy nhập và được truy nhập với hệ thống thông tin mạng của xã hội và các tổ chức khác. Trong thời đại ngày nay, cùng với việc sử dụng ngày càng nhiều các phương tiện máy tính điện tử và truyền thông, nhất là hệ thống Internet, phát triển chính phủ điện tử, giao dịch thương mại điện tử, nguyên lý hệ thống mở có ý nghĩa vô cùng quan trọng, giúp cho các tổ chức có thể sử dụng những thành tựu mới nhất của viễn thông và tin học, phục vụ cho việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mình. Nguyên lý hệ thống mở cũng đòi hỏi các hệ thống thông tin quản lý ngay từ khâu thiết kế, tổ chức và vận hành phải tuân thủ một loạt các tiêu chuẩn, quy ước chung để có thể dễ dàng nhập mạng, nối mạng, truy cập thông tin. c/Các nội dung trong công tác bảo đảm thông tin: Bảo đảm thông tin lãnh đạo quản lý có rất nhiều nội dung, nhưng xét theo các chức năng chính của quy trình thông tin có bốn nội dung cơ bản: -Thu thập thông tin; -Lưu trữ thông tin; -Xử lý thông tin; -Truyền đạt thông tin. 2/ Kỹ năng thu thập thông tin: ( 3 kỹ năng ) Có 4 yếu tố chính trong kỹ năng thu thập thông tin đối với cán bộ cấp cơ sở. a.Xác định nhu cầu bảo đảm thông tin: -Mỗi một tổ chức cá nhân ở cấp cơ sở đều có nhu cầu bảo đảm thông tin cho công việc của mình. -Nhu cầu thông tin của cá nhân cần được xác định gắn với nhu cầu thông tin của tổ chức. b.Xác định các kênh và nguôn thông tin: -Thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý cấp cơ sở có đầy đủ tất cả các kênh; chỉ thị từ trên xuống, báo cáo từ dưới lên, tham khảo từ các phương tiện thông tin đại chúng và kinh nghiệm của các đơn vị khác. -Thông tin, chỉ thị đối với cơ sở bao gồm rất nhiều thông tin, từ các văn bản pháp luật đến các nghị quyết, chỉ thị, hướng dẫn … -Thông tin báo cáo từ dưới lên cần phải thu thập kịp thời, thường xuyên, chính xác. -Thông tin tham khảo ngày càng phong phú và bổ ích. -Xét theo tính chất tổ chức- kỹ thuật của thông tin, các thông tin của cán bộ cấp cơ sở cũng được chia thành nhiều loại: Công văn, mệnh lệnh văn bản, các ý kiến truyền miệng, các thông tin quy ước. c./Thiết lập hình thức, chế độ thu thập thông tin: -Ở cấp cơ sở, phải có chế độ thu thập thông tin để có thể bảo đảm thông tin cho các tổ chức ở cơ sở nói chung và từng cán bộ nói riêng -Các hình thức thu thập thông tin phải được quy định rỏ ràng và tuân thủ nghiêm ngặt 3/ Kỹ năng xử lý thông tin: Người cán bộ cấp cơ sở cần nắm vững hai hình thức xử lý thông tin: Xử lý tức thời và xử lý theo quy trình. a.Xử lý tức thời: -Trong giao tiếp với cấp trên, các cơ quan chức năng hoặc với dân cư, cán bộ cấp cơ sở phải xử lý tức thời nhiều thông tin thu nhận được -Khi phát ngôn, đối thoại, cần phân biệt các đối tượng giao tiếp: cấp trên, cấp dưới, đồng cấp, tuy nhiên sự phân biệt này không được thái quá theo kiểu đối với cấp trên thì tỏ ra khúm núm, sợ sệt, đối với cấp dưới lại tỏ ra hóng hách, chuyên quyền. Trong đối thoại trực tiếp, cần chú ý đến phát âm, ngữ điệu, cách dùng từ ngữ. Ngoài ra, cần biết sử dụng các yếu tố bổ trợ trong giao tiếp như: ăn mặc, dáng vẻ, nét mặt, cử chỉ, trang trí phòng khách… -Khi phát biểu trước đám đông tại các cuộc họp, tiếp dân, trả lời chất vấn…cần cố gắng phát biểu miệng trên cơ sở các ý đã chuẩn bị trước, kết hợp xử lý các thông tin tại cuộc họp. Chỉ có các cuộc họp nghỉ lễ như: Đại hội, lễ tổng kết… người cán bộ mới nên sử dụng hình thức đọc bài phát biểu soạn trước. Rèn luyện kỹ năng phát biểu trước đám đông cũng chính là rèn luyện năng lực làm việc cá nhân, phục vụ cho các bước đường công danh, thăng tiến của người cán bộ. b.Xử lý thông tin theo quy trình: Có 4 nội dung cơ bản của xử lý thông tin theo quy trình: -Lưu trữ thông tin. Các thông tin cần thiết phải được ghi nhận, đánh dấu, nhận xét bước đầu và lưu trữ. Có hai hình thức lưu trữ chính cần sử dụng: Lưu trữ bằng văn bản vào các cặp hồ sơ lưu trữ thông tin; lưu trữ ở máy tính. -Phân loại thông tin. Khi lưu trữ thông tin, phải định kỳ phân loại, sắp xếp lại thông tin để loại bỏ những thông tin không cần thiết, không còn giá trị, đồng thời kịp thời bổ sung các thông tin mới. Việc phân loại thông tin đòi hỏi thời gian, công sức và kỹ năng nhất định. -Tìm kiếm và điều chỉnh thông tin. Khi cần sử dụng thông tin. Khi cần sử dụng thông tin, người cán bộ phải biết tìm kiếm thông tin trong cơ sở dữ liệu của mình và của tổ chức. -Truyền đạt thông tin. Các thông tin ban đầu cần truyền đạt và các thông tin đã xử lý cần phổ biến phải được phải được kịp thời truyền đạt cho các đối tượng cần tiếp nhận thông tin./.