Giáo trình bồi dưỡng nghiệp vụ thư viện trường học

ờng chủ đề mang tính chất bao quát thì xếp trước. Sau đó là những đề mục đi sâu từng vấn đề thuộc các khía cạnh của chuyên đề. c. Sắp xếp theo thời gian Căn cứ vào thời gian xuất bản của tài liệu. Thậm chí còn mang tính chất giai đoạn, thời đại lịch sử. d. Sắp xếp theo địa chỉ Căn cứ vào khu vực địa lý được đề cập đến trong nội dung tài liệu và sắp xếp theo khu vực địa lý đó. đ. Sắp xếp theo vần chữ cái Căn cứ vào vần chữ cái của tiêu đề mô tả để sắp xếp .?????........................ III. Các loại thư mục 1. Thư mục giới thiệu Tài liệu đưa vào thư mục giới thiệu là những tài liệu tốt nhất, nhiều ưu điểm nhất. Các tài liệu đưa vào thư mục giới thiệu đều được phân tích nội dung bằng phương pháp dẫn giải. 2. Thư mục nhân vật Tài liệu đưa vào thư mục nhân vật là tài liệu nói về thân thế và sự nghiệp của một trong những danh nhân trong nước hay nước ngoài (anh hùng dân tộc, nhà hoạt động cách mạng nhà văn, nhà thơ nổi tiếng). Ngoài ra còn tập hợp những tác phẩm do nhân vật ấy viết ra. 3. Thư mục địa chí Thành phần của tài liệu địa chí bao gồm: Những tài liệu được xuất bản tại địa phương Những tài liệu có nội dung viết về địa phương Tài liệu của tác giả có tên tuổi ở địa phương IV. Qui trình biên soạn thư mục 1. Chọn đề tài và lập đề cương Chọn những đề tài nóng hổi, những vấn đề quan trọng nhất, cần thiết đối với người đọc. Bản thư mục dành cho ai, nhằm mục đích gì. Lập đề cương cho một bản thư mục là vạch ra phương hướng giải quyết toàn bộ các vấn đề về nội dung cũng như về phương pháp cần được nghiên cứu, chuẩn bị để có thể hoàn thành một bản thư mục. 2. Sưu tầm tài liệu Sưu tầm tài liệu bao gồm hai khâu: xác định nguồn tài liệu và trực tiếp lựa chọn tài liệu. 3. Dẫn giải nội dung Dẫn giải mang tính chất giải thích những điểm chủ yếu về tác giả hoặc về nội dung, chủ đề, hoặc về tính chất công dụng của tác phẩm. Dẫn giải nội dung đi sâu giải thích về nội dung, liên quan đến cụ thể nội dung. 4. Sắp xếp tài liệu Quá trình sắp xếp tài liệu gồm ba giai đoạn: Sắp xếp toàn bộ tài liệu trong thư mục Sắp xếp thứ tự giữa các phần Sắp xếp tài liệu trong từng phần 5. Lập bảng tra cứu Có nhiều loại bảng tra cứu Bảng tra tên tác giả Bảng tra tên ấn phẩm Bảng tra chủ đề Bảng tra địa lý Trong từng loại bảng tra thì cách sắp xếp tốt nhất để dễ tìm là xếp theo vần chữ cái các tiêu đề. 6. Viết lời giới thiệu Lời giới thiệu giúp bạn đọc hiểu được mục đích, ý nghĩa của đề tài và đối tượng sử dụng thư mục. Cũng có thể cấu thành của thư mục, hướng dẫn sử dụng thư mục. 7. Biên tập và hoàn chỉnh thư mục Biên tập và hoàn chỉnh thư mục là việc kiểm tra lại toàn bộ những công việc đã làm, xem còn những vấn đề gì còn bổ sung thêm, sửa chữa, điều chỉnh đảm bảo chính xác và phù hợp. Đạt yêu cầu chuyên môn và khoa học của một bản thư mục. V. Tổ chức biên soạn thư mục 1. Kế hoạch biên soạn thư mục Phải được đặt ra cụ thể đầu mỗi năm học: thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc. Các thành viên tham gia biên soạn thư mục. 2. Tổ chức chấm chọn, khen thưởng + Căn cứ đề tài thư mục, yêu cầu cụ thể về nội dung, hình thức của bản thư mục, thành lập ban chấm chọn. + Những bản thư mục phong phú về nội dung tài liệu, có tác dụng tốt cho bạn đọc, tuỳ theo mức độ động viên khen thưởng. VI. Hướng dẫn thực hành + Chọn đề tài thực mục (thư mục chuyên đề, thư mục thông báo...) + Xây dựng kế hoạch thực hiện các bản thư mục đảm bảo có đủ: thư mục giới thiệu, thư mục nhân vật, thư mục địa chí Thực hiện: Chọn 01 đề tài thư mục tại lớp học về môn Toán Hướng dẫn học viên chọn sách và tiến hành mô tả thư mục, có phần tóm tắt nội dung ngắn gọn 5 dòng. Sắp xếp tài liệu theo vần chữ cái tên tài liệu. Làm các bảng tra và mục lục. Bài 9 Tổ chức kho tài liệu I. Tổ chức kho tài liệu 1. Mục đích ý nghĩa: * Mục đích: Đảm bảo vốn tài liệu của thư viện được tổ chức một cách khoa học và hệ thống, tạo lập một trật tự sắp xếp, bảo quản và tổ chức phục vụ được thuận tiện dễ dàng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu đó. * ý nghĩa: Kho tài liệu là cơ sở vật chất quan trọng nhất của thư viện. Nó đảm bảo sự hoạt động của thư viện, sự tồn tại và phát triển của thư viện, đáp ứng cao nhất yêu cầu của bạn đọc. 2. Các loại kho tài liệu Kho sách giáo khoa dùng cho học sinh Kho sách nghiệp vụ dùng cho giáo viên Kho sách tham khảo dùng cho giáo viên và học sinh 3. Phương pháp sắp xếp kho Trong thư viện trường học, kho tài liệu được sắp xếp theo hai phương pháp sau: Sắp xếp theo phân loại kết hợp với chữ cái (A) Sắp xếp theo số đăng ký cá biệt (B) * Phương pháp A: là xếp theo nội dung của mỗi ấn phẩm và ấn định cho nó một vị trí trong kho sách. Tập trung tất cả ấn phẩm của nhiều tác giả viết về một môn loại nhất định sẽ ở một vị trí nhất định trong kho. ưu điểm: + Kho tài liệu thể hiện được nội dung của sách báo có trong thư viện + Thể hiện được tính tư tưởng và tính khoa học + Tác phẩm của một tác giả về một vấn đề sẽ được tập trung chỉ một địa điểm. + Bạn đọc tìm sách dễ dàng theo nội dung, nếu thực hiện chế độ kho mở. + Tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng thư mục chuyên đề, tổ chức tuyên truyền giới thiệu sách theo chủ đề nhất định. Nhược điểm: - Nội dung của tài liệu có thể liên quan đến nhiều ngành khoa học, nhưng chỉ được xếp vào một vị trí nhất định. - Nhiều bạn đọc có thói quen tìm tài liệu theo họ tên tác giả hay tên tài liệu. - Phải luôn dành chỗ trống để chờ tài liệu mới, nên không tiết kiệm diện tích kho. - Kiểm kê tài liệu thường kỳ không thuận lợi nhiều. Phương pháp sắp xếp theo phân loại chữ cái thường dùng cho kho tự chọn và kho phụ ở những thư viện lớn. * Phương pháp B: là xếp theo thứ tự cuốn sách nhập vào thư viện, không theo nội dung của từng tài liệu. Cách sắp xếp này đơn giản, dễ dàng thực hiện. Tuy nhiên, các tài liệu có cùng một nội dung nằm phân tán trên giá sách. ưu điểm: + Phù hợp với quy mô một thư viện trường phổ thông cỡ 500- 1000 học sinh. Tiết kiệm được giá tủ và diện tích kho sách. + Không mất nhiều thời gian dồn sách trên từng giá sách + Tiến hành kiểm kê thuận lợi (dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy) + Tìm tài liệu cho bạn đọc dễ dàng, thuận lợi Nhược điểm: + Tài liệu về một môn học nằm rải rác nhiều vị trí trên giá + Tìm tài liệu xây dựng thư mục chuyên đề khó khăn hơn Tuy vậy, còn nhiều thư viện trường phổ thông với số lượng tài liệu hạn chế, trình độ cán bộ thư viện với nghiệp vụ chưa cao, phương pháp sắp xếp này đem lại những thuận lợi nhất định. Sắp xếp báo tạp chí theo tên báo tạp chí, theo vần chữ cái A, B, C... Có thể dành diện tích riêng trên giá sách. Có thể dùng diện tích một tủ, một số kệ sắp xếp báo, tạp chí. II. Kiểm kê kho tài liệu 1. Mục đích, yêu cầu * Mục đích: Nắm được hiện trạng vốn tài liệu, kịp thời có biện pháp củng cố, hoàn thiện vốn tài liệu đó. * Yêu cầu: + Lập kế hoạch kiểm kê (cần thể hiện nội dung và hình thức kiểm kê). + Qui định thời gian cho đợt kiểm kê, có sự chuẩn bị sắp xếp trong kho để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm kê. 2. Tổ chức kiểm kê - Thành lập ban kiểm kê gồm có: Hiệu trưởng- trưởng ban; cán bộ thư viện- phó ban; một cán bộ nhà trường làm uỷ viên thư ký, thêm một hoặc hai uỷ viên nữa để thực hiện quá trình kiểm kê được thuận lợi. - Tiến hành kiểm kê từng kho hoặc từng bộ phận của kho tài liệu. - Kiểm kê xong phải lập biên bản: làm thành 2 bản; 1 bản gửi lên báo cáo với nhà trường, 1 bản để lưu tại thư viện. Mẫu biên bản kiểm kê có thể gồm những nội dung sau đây: Trường .................................... Thư viện Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Biên bản số: ................ Kiểm kê kho sách báo của thư viện Ngày tháng năm Chúng tôi gồm: (họ, tên, chức vụ) 1. 2. 3. Lập biên bản xác nhận: Đã kiểm kê kho sách báo của thư viện từ ngày ............................. đến ngày .............. tháng ............ năm ............. bằng cách................................ Các tài liệu đã được kiểm kê. a. Sổ đăng ký cá biệt và các phiếu đăng ký báo, tạp chí........................ b. Biên bản kiểm kê kho thư viện các lần trước c. Danh sách tài liệu loai bỏ khỏi sổ đăng ký ................................ d. Tài liệu giao nhận sách báo Các sổ mượn trả Kết quả xác nhận Số lượng tài liệu đã đăng ký................. Số lượng tài liệu còn lại..................... Số lượng tài liệu thiếu ....................... Hiệu trưởng Kế toán Thư ký 4. Đánh giá kết quả kiểm kê - Đánh giá sự phát triển của kho sách - Nhận xét trách nhiệm của cán bộ thư viện (ưu điểm, tồn tại) - Có kế hoạch bổ sung tài liệu sau kiểm kê - Có kế hoạch tiếp tục thu hồi sách báo - Có kế hoạch tu sửa, bổ sung trang thiết bị thư viện III. Bảo quản kho tài liệu 1. Mục đích, yêu cầu Mục đích: đảm bảo chất lượng tài liệu được bền lâu, phục vụ bạn đọc hiệu quả hơn. Yêu cầu: có kế hoạch phù hợp hoạt động của thư viện. Thực hiện đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật bảo quản kho tài liệu. Làm chủ các phương tiện bảo quản, chủ động tiến hành bảo quản kho tài liệu hệ thống, khoa học. 2. Nguyên nhân hư hại và cách phòng chống - Tự phân huỷ: giấy, mực hết thời gian sử dụng sẽ tự phân huỷ - Tác động của môi trường: mưa, gió, nóng, ẩm, các loại côn trùng phá hoại, nấm, mốc.... động vật. - Do con người: bạn đọc làm bẩn sách, xé sách, mất sách... 3. Phục chế tài liệu - Đóng bọc bìa cứng cho tài liệu, đóng thành tập tài liệu - Phục chế bằng các phương pháp thủ công thông thường như phơi sách, dán những trang bị rách, nát, sao chụp và dán thay thế những trang sách hỏng. - Chuyển hình thức tài liệu sang băng, đĩa CD, microfilm, microfic. 4. Một số loại kệ giá thông dụng dùng để tài liệu trong thư viện - Giá sách: 1m x 2m x 0,4m, 6 tầng thép CT3 sơn tĩnh điện, giá khoảng 1.250.000 đ/ 1 cái. - Giá báo, tạp chí lưỡng dụng: 1,6m x 1,88m x 0,4m khung thép hộp sơn tĩnh điện, gỗ MGF hoặc Okan sơn phủ PU, giá khoảng 2.900.000 đ/1 cái. - Tủ trưng bày gỗ, kính: 1,6m x 1,88m x 0,4m khung thép hộp sơn tĩnh điện, gỗ MDF hoặc Okan sơn phủ PU kính lùa có khoá, giá khoảng 2.700.000 đ/1 cái.