Thủ thuật tin học

ọn văn bản và bằng bàn phím: - Chọn cả văn bản nhấn Ctrl + A. -  Chọn văn bản bất kỳ: chọn chữ hoặc dòng đầu tiên của văn bản muốn chọn nhấn giữ  phím Shift, sử dụng các phím mũi tên lên, xuống, sang trái, sang phải trên bàn phím  để chọn các đoạn văn bản tiếp theo. Lưu ý: Với những người mới sử dụng máy tính thì việc điều khiển con chuột để  chọn văn bản đôi khi cũng rất khó khăn, trong các trường hợp khó ta có thể dùng bàn phím để chọn. 2. Chế độ đánh chèn và đánh đè. + Chế độ đánh Chèn: các ký tự đánh vào sẽ nằm ngay tại vị trí dấu chèn, những văn bản có sẵn sẽ dịch chuyển sang phải nhường chỗ cho văn bản mới. (Đây là chế độ mặc định của chương trình). + Chế độ đánh đè: Các ký tự mới đánh vào sẽ xoá các ký tự đã có bên phải dấu chèn. (Ở chế độ này dòng chữ OVR trên thanh trạng thái ở cuối màn hình sẽ chuyển sang đậm). - Chuyển qua lại giữa chế độ đánh chèn và đánh đè bằng phím Insert. 3. Thay thế một vùng  được chọn bằng văn bản mới L: Khi đã chọn một vùng văn bản nếu ta gõ văn bản mới vào thì toàn bộ vùng văn bản đã được chọn sẽ thay thế bằng văn bản mới. 1- Chọn vùng văn bản mà ta muốn thay thế 2- Gõ văn bản mới vào vùng chọn, văn bản mới sẽ thay thế toàn bộ văn bản đã có . 4. Sao chép văn bản (Copy). L: Tạo một bản sao giống hệt như bản gốc. + Sao chép văn bản bằng cách kéo - thả: 1- Chọn văn bản mà ta muốn sao chép. 2- Nhấn giữ phím Ctrl, bấm giữ chuột vào văn bản đã chọn khi trỏ chuột có thêm dấu cộng nhỏ ở dưới mũi tên ta nhấn kéo đến vị trí mới. 3- Thả phím Ctrl và nút chuột. + Sao chép văn bản bằng thanh công cụ hoặc bàn phím: 1- Chọn văn bản mà ta muốn sao chép. 2- Bấm chuột vào biểu tượng Copy  trên thanh công cụ (Ctrl + C). 3- Bấm chuột vào vị trí cần Copy tới. (Nếu đích là một văn bản khác thì ta cần phải mở đến văn bản đó). 4- Chọn biểu tượng Paste  trên thanh công cụ (Ctrl + V). 5. Di chuyển văn bản (Move). L: Di chuyển vị trí của văn bản. + Di chuyển văn bản bằng cách kéo - thả: 1- Chọn văn bản mà ta muốn di chuyển. 2- Bấm và giữ chuột vào văn bản đã chọn khi trỏ chuột có thêm một hình vuông mờ ở phía dưới ta nhấn kéo đến vị trí mới. 3- Thả nút chuột. + Di chuyển văn bản bằng thanh công cụ hoặc bàn phím: 1- Chọn văn bản mà ta muốn di chuyển. 2- Nhấn chuột vào biểu tượng Cut  trên thanh công cụ (Ctrl + X). 3- Bấm chuột vào vị trí cần di chuyển tới. (Nếu đích là một văn bản khác thì ta cần phải mở đến văn bản đó). 4- Chọn biểu tượng Paste trên thanh công cụ (Ctrl + V). * Lưu ý: Thao tác Copy và Cut văn bản bằng bằng thanh công cụ hoặc bàn phím ta có thể dùng Paste (dán) được nhiều lần cùng nội dung nguồn. Hộp xổ xuống Nút Undo Nút Redo 6. Phục hồi các thao tác trong soạn thảo văn bản: L: Trong soạn thảo văn bản muốn quay lại các thao tác trước đó ta nhấn vào nút Undo trên thanh công cụ Standard (Ctrl+Z). Quay lại lệnh Undo bằng nút Redo trên thanh công cụ . Quay lại nhiều thao tác bằng cách nhấn hộp xổ xuống cạnh các nút Undo và Redo.   Bài 6 MỞ LẠI TẬP TIN ĐÃ CÓ. L: Mở lại tập tin đã ghi trong đĩa để in ấn hoặc soạn thảo tiếp.           1- Nhấn vào biểu tượng Open    trên thanh công cụ hoặc nhấn File chọn Open (Ctrl + O). Chọn tập tin cần mở Biểu tượng Open để mở lại tập tin Hình 10: Mở lại tập tin đã ghi 2- Nếu không thấy tên của tập tin muốn tìm trong danh sách, ta phải nhấn mũi tên xổ xuống trong hộp Look In để mở đến ổ đĩa hoặc thư mục có chứa tập tin muốn mở. 3- Chọn một hoặc nhiều tập tin muốn mở và nhấn Open. Bài 5 BẢO VỆ TẬP TIN BẰNG MẬT KHẨU L: Để bảo vệ những tập tin quan trọng ta có thể đặt mật khẩu. 1. Nhấn Menu File chọn Save As. 2. Nhấn Tools chọn Security Options. Mật khẩu để mở Mật khẩu để thay đổi Hình 9: Đặt mật khẩu để bảo vệ tập tin 3. Trong hộp Password to open (Mật khẩu để mở) gõ mật khẩu vào, nhấn OK. 4. Xác nhận lại mật khẩu trong hộp Password to Modify, nhấn OK. 5. Nhấn Save để ghi tập tin vào đĩa. Tập tin đã được đặt mật khẩu. * Lưu ý: hiện nay đã có các phần mềm dò tìm được mật khẩu. Để gây khó khăn cho các phần mềm này thì mật khẩu được đặt phải có độ dài tối thiểu là 7 ký tự, nên dùng kết hợp: chữ, số, các ký tự đặc biệt … Bài 4 GHI VĂN BẢN VÀO Ổ ĐĨA L: Sau khi soạn thảo ta cần phải ghi văn bản vào ổ đĩa để lưu trữ hoặc để soạn thảo tiếp vào lần sau. - Nên lấy trích yếu nội dung của văn bản để đặt tên cho tập tin. - Nên tạo các thư mục riêng theo năm, tên người hoặc theo kiểu văn bản để dễ tìm kiếm sau này. 1. Ghi văn bản mới chưa có tên: 1.1. Nhấn vào biểu tượng Save  trên thanh công cụ Standard (biểu tượng đĩa mềm) hoặc nhấn vào File trên thanh công cụ, chọn Save (Ctrl +S). Chọn ổ đĩa hoặc thư mục Gõ tên tập tin cần đặt 1.2. Trong hộp xổ xuống Save in chọn ổ đĩa, thư mục muốn ghi vào. (Muốn ghi vào ổ USB chọn ổ USB trong danh sách xổ xuống). 1.3. Gõ tên cho tập tin vào hộp File Name. 1.4. Nhấn Save hoặc nhấn phím Enter trên bàn phím.                                                     Hình 6: Ghi tên tập tin vào ổ đĩa Hình 7: Ghi tập tin thành một bản sao khác 2. Ghi tập tin đã có thành một bản sao khác: L: Muốn ghi tập tin đã có tên  thành một tên khác hoặc ghi sang vị trí khác (ví dụ muốn chuyển tập tin sang ổ USB). 2.1. Nhấn vào File trên thanh công cụ, chọn Save As. 2.2. Trong hộp xổ xuống Save in chọn ổ đĩa, thư mục muốn ghi vào. 2.3. Giữ nguyên tên cũ, hoặc muốn đổi tên thì gõ tên mới cho tập tin vào hộp File Name. 2.4. Nhấn Save hoặc nhấn phím Enter trên bàn phím. 3. Ghi tập tin ra ổ USB. 3.1. Nhấn vào File trên thanh công cụ, chọn Save As. Chọn hộp xổ xuống 3.2. Trong hộp xổ xuống Save in chọn ổ USB. Hình 8: Ghi tập tin sang ổ USB 3.3. Giữ nguyên tên cũ, hoặc muốn đổi tên thì gõ tên mới cho tập tin vào hộp File Name. 3.4. Nhấn Save hoặc nhấn phím Enter trên bàn phím. Khắc phục một số rắc rối của Microsoft Word         Sau một thời gian sử dụng MS Word, có thể bạn sẽ thấy phát sinh một số rắc rối. Có một số rắc rối bạn đã biết cách khắc phục, nhưng có thể một số khác thì chưa, xin nêu ra cả đây với mong muốn giúp các bạn đang “lúng túng”: Mở Microsoft Word lên là thấy xuất hiện khung Getting Started làm choán diện tích làm việc, mất công phải tắt đi. Để tắt nó đi, vào Tools> Options, tại thẻ View bỏ chọn mục Starup Task Pane. Trang văn bản có nền xanh chữ trắng (nhưng khi in ra vẫn là chữ trắng nền đen). Nếu không thích, vào Tools> Options tại thẻ General bỏ chọn mục Blue background, white text. Khi chèn các hình vẽ trong mục AutoShape trên thanh Draw, thì xuất hiện đường viền rất to làm che mất văn bản và khó thao tác. Khắc phục: vào Tools> Options tại thẻ General, bỏ chọn mục Automatic create drawing canvas when inserting AutoShape. Mỗi khi thực hiện thao rác copy/cut/paste thì xuất hiện nút Paste Options gây cản trở công việc. Vào Tools> Options> tại thẻ Edit bỏ chọn mục Show Paste Options Buttons. Khi soạn thảo văn bản, các đoạn văn của bạn bị gạch chân bởi các đường xanh hoặc đỏ ngoằn nghoèo gây khó chịu và mất thẩm mỹ. Vào Tools> Options, tại thẻ Spelling& Grammar bỏ chọn mục Check Spelling As you type và mục Check Grammar as you type. Thanh cuộn ngang và dọc biến đâu mất. Vào Tools> Options, tại thẻ View chọn Hozirontal scroll bar và Vertical scroll bar. Chèn hình ảnh vào văn bản nhưng không thấy hình đâu, chỉ thấy có cái khung trống. Vào Tools> Options tại thẻ View bỏ chọn Pictures placeholders. Bị mất các thước kẻ ngang và dọc. Vào View chọn Ruler. Bôi đen văn bản để chép đè hoặc bấm phím BackSpace để xóa nhưng không được. Vào Tools> Options, tại thẻ Edit chọn mục Typing replaces selection. Gõ văn bản vào thì các ký tự phía sau bị xóa hết. Vào Tools> Options, tại thẻ Edit bỏ chọn Overtype mode. Microsoft Word không tự động viết hoa chữ cái đầu câu. Vào Tools> Autocorrect Options, tại thẻ Autocorrect chọn mục Apitalize first letter of sentences. Không thể thực hiện kéo-thả các đoạn văn bản. Vào Tool> Options, tại thẻ Edit chọn mục Drag-and-drop text editing. Trang văn bản xuất hiện đường biên giới hạn vùng làm việc. Vào Tool> Options, tại thẻ View bỏ chọn mục Text Boundaries. Không thể sử dụng bất kỳ phím tắt nào. Vào Tool> Customize, tại cửa sổ hiện ra chọn thẻ Options bấm Keyboard, bấm Reset all> OK. Mở file Microsoft Word gặp thông báo “Can’t open the specified file” hoặc “MS Word can’t import the specified format…”. Để khắc phục, khi mở file này bạn không bấm nút Open ngay mà bấm vào mũi tên bên cạnh nó, chọn Open and Repair. Bạn đặt password bảo vệ file văn bản nhưng không may lại quên mất nên không mở file được nữa. Khắc phục: bạn có thể mở file văn bản đó bằng WordPad rồi copy các đoạn text, dán lại vô Word. Chèn ảnh vào văn bản, dung lượng file tăng lên quá nhiều. Sau khi định dạng văn bản, bấm phải lên hình vừa chèn chọn Format Picture…Tại cửa sổ hiện ra bấm Compress. Tiếp theo phần Apply to bạn chọn All picture in document, phần Change resolution chọn Web/Screen, phần Options chọn cả hai mục rồi bấm OK. Bàn phím nhập toàn ký tự lung tung dù không mở bộ gõ tiếng Việt nào, thư gõ trong các chương trình soạn thảo khác cũng vậy. Khắc phục: vào Control Panel> Regional and Language Options, chọn thẻ Language, bấm Details, tại cứa sổ hiện ra bạn chọn bàn phím US. Máy in không làm việc dù đã cài đặt đúng các thông số cho máy in và Word, thử lại bao nhiêu lần vẫn không được. Vào Start> Control Panel> Administrative Tools> Services tiếp theo tìm và bấm đôi vào mục Print Spooler> chọn thẻ General, mục Starup type chọn Automatic rồi bấm nút Start. Thực hiện các phép toán trên bảng biểu thì xuất hiện thông báo: “Invalid character setting”. Khắc phục: vào Start> Control Panel> Regional and Language Options, trong cứa sổ hiện ra chọn thẻ Regional Options, tại trường Standards and formats bấm vào mũi tên xổ xuống, chọn English (United States), bấm OK. Nếu không may chương trình Microsoft Word của bạn bị hư không thể sữa chữa, bạn bỏ đĩa cài đặt bộ Office vào, khởi động Word rồi vào Help> Detect and Repair đánh dấu chọn cả hai mục trong cửa sổ hiện ra và bấm Start.